Les étapes indispensables à tout processus de recrutement
D'après les très nombreux articles de blog qui traitent du sujet 'les étapes d'un processus de recrutement', il semblerait qu'il existe un nombre d'étapes incertain, compris entre 3 et 15.
Alors, la vrai question est : quel est le nombre exact ?
Si l’on prend en considération un processus de recrutement dans son ensemble, nous identifions de notre côté 7 grandes étapes indispensables :
1. Le brief de poste
2. Le sourcing (inbound / outbound)
3. La conduite des entretiens (dont la présélection des candidats)
4. La négociation salariale
5. L'onboarding candidat
6. La relation managers-recruteur
7. La relation candidats-recruteurs
Les 5 premières sont chronologiques, les deux dernières sont des étapes présentes tout au long du processus (donc les 5 premières étapes).
Dans cet article, nous souhaitons vous proposer de passer en revue toutes ces étapes d'un processus de recrutement et la manière dont nous conduisons chacune d'entre elles.
Si vous ne nous connaissez pas encore assez bien et que vous vous posez des questions sur nous, alors Les Nouvelles Recrues c’est quoi ?
Nous sommes un collectif de recruteurs indépendants au service des entreprises que nous accompagnons dans l’identification et l’engagement des talents dont elles ont besoin pour accompagner leur croissance.
1. Le brief de poste
La toute première étape d’un processus de recrutement, le brief de poste, consiste à définir avec précision le besoin de votre entreprise ou de votre client.
Un brief de poste consiste donc à se poser un ensemble de questions. Quels sont les enjeux de ce poste ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Qui dois-je réellement recruter ?
Le rôle du recruteur à cette étape est de recueillir toutes ces informations auprès de son hiring-manager afin de constituer une fiche de poste précise et d’avoir une idée claire du profil à recruter.
En identifiant les enjeux liés au poste à pourvoir, les objectifs à atteindre et les missions à réaliser, vous serez en mesure d’établir une liste de compétences et de critères de recrutement. Ces éléments vous permettront de construire une scorecard et de définir le persona du candidat à recruter.
La méthodologie du brief de poste permet de cadrer ce recueil d’informations en respectant un certain nombre de bonnes pratiques. Il existe notamment des questions indispensables à se poser à chaque nouveau recrutement pour être sûr d’identifier l’ensemble des aspects essentiels pour chaque poste et d’approcher les bons candidats lors de votre sourcing.
Si le brief est si important et que c’est un point de démarrage inévitable, c’est qu’il permet de définir la stratégie de sourcing à adopter (à partir du persona) et la manière d’évaluer les candidats selon des critères essentiels pour le poste (grâce à la scorecard). Un échange d’emails ou des informations envoyées à la volée par le manager au recruteur, n’est pas suffisant pour faire un brief, car cette étape nécessite une vraie rencontre et un échange approfondi. La qualité de cette première étape va donc déterminer la réussite des suivantes et le succès de votre recrutement.
N’hésitez pas à consulter nos articles sur le brief de poste pour réussir vos recrutements.
2. Le sourcing
Vous avez une idée claire des profils que vous souhaitez rencontrer grâce au brief de poste, vous êtes prêt à passer à l’action ! Ce qui signifie déployer votre stratégie de sourcing afin d’identifier et d’attirer les candidats qui semblent répondre à votre besoin. Il existe deux méthodologies de sourcing : l’inbound et l’outbound sourcing.
Le sourcing inbound
Il s’agit de toutes les méthodes permettant d’attirer les candidats à vous.
La rédaction et la publication d’annonces d’emplois sur votre site carrière ou en multidiffusion à travers des jobboards est la technique d’inbound sourcing la plus utilisée et plébiscitée par les entreprises et les recruteurs puisqu’elle permet de générer facilement un grand nombre de candidatures.
Les résultats d’une annonce d’emploi sont dépendants avant tout de la méthodologie de rédaction d’annonce qui est employée et du choix des jobboards choisis en fonction du poste. Il est donc primordial de prendre du temps pour rédiger une annonce qualitative au début de votre recrutement, juste après votre brief.
Au-delà d’une bonne annonce, il existe aussi d’autres moyens pour attirer les candidats comme la cooptation interne qui vise à récompenser les salariés de votre entreprise qui vous recommandent des candidats de leur réseau. Enfin, il est possible de réaliser des actions marketing comme la publication d’annonces sponsorisées sur Linkedin, une communication sur la newsletter de votre entreprise, ou encore l’organisation d’un Webinar.
Le sourcing outbound
Il s’agit ici de toutes les méthodes visant à aller chercher les candidats par des actions précises comme les messages d’approches sur Linkedin, les emails ou les appels téléphoniques. Dans le jargon du recrutement, le sourcing outbound est la chasse de tête.
Les actions de chasse sont indispensables pour le recrutement sur des postes où les profils sont pénuriques et où une bonne stratégie d’inbound ne suffit pas à pourvoir un poste ouvert.
Les résultats d’une stratégie de sourcing sont influencés par de nombreux facteurs comme le style d’écriture adopté dans les séquences d’emails ou de messages d’approches et la régularité de votre travail d’identification des profils. L’automatisation des campagnes de recrutement est d’ailleurs un moyen sûr et efficace d’améliorer les résultats de votre sourcing et de rencontrer plus de candidats.
3. La conduite des entretiens
Le brief vous a permis de rédiger une fiche de poste et une scorecard vous permettant de décliner vos attentes en critères et d’évaluer ces critères en entretien. Grâce à votre stratégie de sourcing, vous disposez de candidats qui ont postulé à vos annonces ou répondu à vos messages d’approches et qui semblent intéressés par votre offre. Il ne vous reste plus qu’à conduire les différentes étapes du processus d’évaluation candidat.
La qualification téléphonique
La première étape d’évaluation, la qualification téléphonique, est un call RH qui fait office de premier filtre dans le processus de recrutement. Elle permet au recruteur et au candidat d’échanger un maximum d’informations sur leurs attentes respectives afin d’identifier s’il y a un intérêt commun à avancer sur ce recrutement. Ce n’est donc pas un réel entretien au sens strict du terme.
Le but premier d’une qualification téléphonique n’est pas de faire passer un entretien aux candidats, mais d’évaluer leur motivation, la pertinence de leur profil et la cohérence de leurs projets avec le vôtre. L’objectif de cette étape est aussi de mettre sur la table de nombreux éléments identifiables en quelques échanges de paroles comme l’alignement sur la rémunération, la politique de télétravail, la localisation des bureaux, etc. Et donc de s’assurer qu’il y a un bon matching entre les attentes des candidats et celles de l’entreprise (et éviter des points de désaccord une fois le processus bien avancé).
Pour en savoir davantage sur cette étape, nous avons écrit un autre article à ce sujet, sur la méthode de qualification téléphonique.
Les entretiens candidats
Après la qualification vient le temps des entretiens candidats. En fonction des entreprises et des postes, la structure des processus et le nombre d’étapes peut varier.
De manière générale, les processus sont orchestrés de la manière suivante :
- Entretien métier : Ce premier entretien permet au candidat et à son hiring-manager de se rencontrer. Cette étape permet d’aborder en détail les missions du poste, les enjeux et résultats attendus et permettent au manager de valider la pertinence du candidat avec les besoins du poste et identifiant ses réalisations lors de ses précédentes expériences.
- Entretien technique : L’entretien technique permet d’identifier les compétences les plus techniques et se traduit généralement par la restitution d’un test technique ou d’une étude de cas.
- Le Culture-fit : Cette dernière étape vise à identifier les points communs partagés entre le candidat et la culture et les valeurs de l’entreprise.
Certaines entreprises rajoutent également une étape de prises de références, souvent en fin de processus.
La conduite des entretiens et le déroulement du processus de recrutement sont les étapes qui génèrent le plus de frustrations chez les candidats. Pensez aussi que si vous avez plusieurs candidats en processus pour votre poste, eux aussi ont plusieurs postes et entreprises dans leur viseur. Veillez à adapter votre processus en conséquence en limitant le nombre d’étapes et sans trop espacer celle-ci dans la durée pour que le processus soit réalisé dans un temps raisonnable ne dépassant pas deux semaines.
4. La négociation salariale
En fin de processus, la négociation salariale n’est pas toujours gagnée d’avance et cette étape ne réussit pas à tous les coups. Il est vraiment primordial de faire tout le nécessaire pour que votre taux d’acceptation de vos offres soit proche de 100 % afin de recruter le talent dont vous avez besoin et que le temps investi tout au long du processus par vos managers soit rentabilisé.
C’est là tout l’intérêt de réaliser une bonne préqualification téléphonique en amont des entretiens dans le but d’obtenir toutes les attentes du candidat, notamment sur le package visé.
Pour faire une offre, privilégiez toujours le téléphone qui vous permettra d’engager plus facilement que par un email qui ne vous laisse pas l’opportunité de rebondir. Il est également préférable que la proposition vienne du manager direct de votre future recrue. L’impact est toujours plus fort.
En second lieu, faites parvenir une proposition écrite qui détaille l’ensemble des conditions de l’offre avec une promesse d’embauche officielle en pièce-jointe. Pour terminer, indiquez un délai de réponse au candidat, qui soit néanmoins raisonnable (pas moins de 48 heures). Cette fenêtre permet au candidat de prendre un temps de réflexion et vous permet d’estimer le moment de sa réponse, afin d’organiser en conséquence la suite du processus et de temporiser d’autres candidats ayant terminé le processus.
5. Suivi et onboarding candidat
Le recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat. Une étape que l’on a tendance à oublier est la période de préavis qui, selon la situation des candidats peut durer jusqu’à plus de 3 mois et pendant laquelle il peut souvent se passer beaucoup de choses. Il faut commencer à bâtir une relation solide avec votre nouvelle recrue dès ce moment-là. Nous considérons cette période comme l’étape de pré-onboarding. Cette étape, souvent négligée, est pourtant essentielle pour fidéliser les talents et éviter les désillusions avant la prise de poste. En fonction de la durée entre la signature du contrat et la prise de poste, prévoyez un ou plusieurs échanges entre candidat et recruteur, candidat et manager pendant cette période.
L’onboarding de vos salariés est un processus structuré pour accompagner le nouveau collaborateur avant et après sa prise de poste. Cette étape est un levier clé pour maximiser l’engagement du candidat et sa productivité. La première impression compte : des actions concrètes, comme un livret d’accueil ou une présentation détaillée de l’équipe, contribuent à renforcer la motivation du nouvel arrivant. Nous avons détaillé l’ensemble des bonnes pratiques pour fidéliser vos talents par l’onboarding dans cet autre article.
Pour réussir cette phase, pensez à établir un plan d’intégration clair et à organiser des points de suivi réguliers. Par ailleurs, un onboarding efficace passe par l’implication des équipes déjà en place, qui doivent jouer un rôle actif pour accueillir le nouvel arrivant.
Suivi post-recrutement
Le suivi ne s’arrête pas à l’arrivée du candidat. Dans les premières semaines, il est essentiel de rester en contact régulier pour répondre à ses questions, ajuster ses objectifs et s’assurer qu’il se sente pleinement intégré. Une communication fluide entre le recruteur, le manager et le nouveau collaborateur est indispensable pour détecter rapidement les éventuels problèmes.
Les étapes précédentes constituent les phases chronologiques indispensables à une processus de recrutement classique. Il existe deux autres étapes, qui ne sont pas chonologiques car celles-ci sont omniprésentes du début à la fin d’un recrutement, à savoir, la relation entre un manager et son recruteur, et la relation entre le recruteur et ses candidats.
6. La relation manager-recruteur
La collaboration entre le hiring-manager et le recruteur est un facteur clé de succès tout au long du processus de recrutement. Les deux doivent travailler en parfaite entente pour assurer la réussite et la vélocité des recrutements. D’après notre article sur l’implication des managers, cette relation doit être basée sur une communication fluide, une compréhension mutuelle des enjeux du poste (merci encore au brief) et une répartition claire des rôles.
Construire un partenariat efficace
Le manager et le recruteur doivent travailler main dans la main dès la phase de briefing. Le manager apporte son expertise métier pour définir le besoin précis et les critères d’évaluation, tandis que le recruteur joue un rôle de conseil pour orienter la stratégie et ajuster les attentes. Une relation de confiance repose sur une transparence totale : les deux parties doivent échanger régulièrement sur l’avancement du recrutement, les ajustements nécessaires et les retours des candidats.
Impliquer les managers dans les décisions clés
Un processus de recrutement réussi implique également d’inclure les managers dans les décisions importantes, comme la validation des profils ou la conduite des entretiens. En effet, leur participation active renforce l’attractivité de l’entreprise aux yeux des candidats et permet de prendre des décisions plus éclairées. L’expérience du candidat s’en trouve également améliorée, car les managers apportent une vision plus précise du poste et des attentes.
7. La relation candidat-recruteur
Tout au long du processus de recrutement, le recruteur joue le rôle de trait d’union entre l’entreprise et les candidats. Il joue un rôle central pour garantir une expérience candidat positive, un sujet que nous explorons aussi en détail dans cet article.
Une expérience candidat réussie repose sur une communication claire, respectueuse et réactive. Le recruteur doit s’assurer que le candidat soit informé de l’avancement du processus à chaque étape. Par exemple, des retours constructifs après chaque entretien, même pour des candidats non retenus, contribuent à améliorer la perception de l’entreprise.
Humaniser la relation
Pour se différencier dans un marché compétitif, le recruteur doit établir une relation authentique et personnalisée avec chaque candidat. Cela passe par des échanges sincères où le recruteur prend le temps de comprendre les motivations et les attentes des talents. Une relation humanisée aide à établir un climat de confiance, réduisant ainsi le risque de désistement en cours de processus.
En conclusion, la réussite d’un recrutement ne repose pas seulement sur des processus bien structurés, mais aussi sur la qualité des relations humaines, que ce soit entre le recruteur et le manager, ou entre le recruteur et le candidat. Un recrutement bien mené est celui qui valorise l’humain à chaque étape.
Vous savez désormais imaginer, déployer et réussir un processus de recrutement, mais on sait que parfois votre énergie doit être mise ailleurs que dans le recrutement. C’est pour cela que nous existons, vous accompagner dans cette nécessité de bien recruter. Alors prenez un rendez-vous avec nous pour que l’on vous aide à recruter mieux, plus rapidement et durablement
