Tout savoir sur les prises de références en recrutement

Au cours d'un processus de recrutement, généralement en dernière étape, une entreprise ou un recruteur peuvent faire le choix d’interroger d'autres personnes ayant partagé son quotidien professionnel.

Il s’agit de réaliser une prise de référence, aujourd'hui  étape à part entière d'un processus de recrutement.

Cet échange aborde par exemple les compétences du candidat à travers les enjeux qu’il a dû relever ou encore sur ses qualités professionnelles et humaines qui ont su être appréciées.

Néanmoins, cette étape ne peut être réalisée sans l’accord du candidat comme le stipule le Code du travail.

Mais finalement, beaucoup de mythes perdurent autour de la prise de références. Certaines personnes se disent :

Ce n’est qu'une formalité en plus dans le processus de recrutement !

Dans tous les cas, ça ne changera rien à la prise de décision finale car on a évalué toutes les compétences nécessaires, à quoi bon la réaliser.

Zéro fiabilité, Jean-Pierre m’a dit que certains candidats se prêtent à l’exercice en faisant appel à un ami et non à leurs contacts professionnels !

Même si certaines pratiques amplifient la probabilité que le contrôle de références ne soit pas objectif ni pertinent, c’est une méthode qui peut fournir des informations constructives et précieuses. Mais aussi préciser une évaluation globale ou accompagner l’intégration (ou l'onboarding du candidat) et le développement professionnel d’un futur salarié (sa montée en compétence).

Du point de vue candidat, que faut-il anticiper lors de l’étape de prise de références ?

Le premier conseil que nous vous donnerons, c’est celui de vous mettre dans la peau de l’entreprise avec qui vous êtes en processus de recrutement pour choisir judicieusement les personnes qui seront contactées.

• Choisir des personnes qui ont travaillé directement avec vous et qui vous ont vu en action : un manager, un collègue, un ancien membre de votre équipe projet sur une campagne clef…
• Si vous vous positionnez sur un rôle avec une dimension managériale, il peut être pertinent de transmettre les coordonnées d’une personne que vous avez managé par le passé
• Il est important de choisir des références qui peuvent parler de manière élogieuse et concrète de vos compétences professionnelles et de votre expérience.

Il serait dramatique pour votre candidature si votre contact ne se souvient plus de vous ou manque cruellement de bienveillance et d’objectivité à votre égard.

Le second conseil est de prévenir vos références qu’elles seront contactées et les préparer.

• Assurez-vous que les personnes que vous avez choisies sont disponibles et disposées de fournir un retour d’expérience positif
• Donnez-leur un aperçu de votre projet professionnel : détails de la fonction sur laquelle vous vous positionnez et le contexte de l’entreprise, les projets à réaliser, vos motivations, ce que vous espérez accomplir.
• Demandez-leur des conseils sur votre potentiel futur rôle : toute approche est bonne à prendre lorsqu’on se prépare à de nouvelles responsabilités, à une transition professionnelle ou encore à un changement de secteur d’activité.
• Prévenez-les lorsque vous avez soumis leur nom et leur contact à un employeur potentiel
• Remerciez-les et tenez-les au courant si vous avez reçu une proposition d’embauche ou non. C’est un signe de reconnaissance pour leur temps et leur soutien. Et peut-être qu’ils auront capté certaines informations pour vous améliorer dans d’autres process.

En suivant ces conseils, vous gagnerez en réactivité et en anticipation surtout fin de process. Et les échanges avec votre potentiel employeur seront plus qualitatifs.

Du côté de l’entreprise/recruteur, quelles sont les bonnes pratiques de prise de références ?

Ça y est, vous avancez avec un candidat qui correspond à vos besoins et vos attentes semblent alignées !

Avant de faire une proposition d’embauche, le choix d’ajouter une étape de prise de référence peut se révéler pertinente pour :

• creuser un potentiel sur une expertise métier et mettre plus facilement en place des synergies en interne
• anticiper les besoins d’accompagnement que vous pourrez offrir à votre future recrue
• continuer à évaluer les compétences du candidat avec des informations supplémentaires : façon dont le candidat travaille en équipe, sa relation avec les clients, manière dont il gère les conflits ou prend des décisions, ses sources de stress ou de frustration…

Règle N°1 : tenir au courant le candidat en amont de cette étape

Cela vous permettra de le conseiller sur le choix des contacts adaptés pour le poste en fonction des anciens liens professionnels entretenus. De plus, en le prévenant, lui comme vous gagnerez du temps le moment venu.

Règle N°2 : mettez-vous dans la peau des références transmises.

Vous aborderez différentes thématiques avec un ancien manager, un ancien collègue ou d’une personne qui a été managé par votre candidat. Le fait de croiser deux ou trois regards professionnels différents sera plus constructif pour vous projeter dans la phase d’intégration du potentiel recruté.

Et vous aimeriez certainement être tenu au courant avant de réaliser un tel échange, donc informez les références de votre souhait d’échanger avec eux.

Règle N°3 : préparez des questions pertinentes en fonction du lien professionnel qui était entretenu avec le candidat

Cette phase de préparation sera un excellent support d’évaluation des compétences et d’expérience du candidat. Privilégiez des questions ouvertes pour avoir un maximum de détails.

Par exemple :

• Quels rôles le candidat a pu occuper ? Quel était le contexte de l’entreprise et du service ? L’objectif est d’accompagner la transition hiérarchique, conjoncturelle, professionnelle…
• Sur quels sujets aviez pour habitude de lui demander conseil ? L’objectif est de creuser une expertise métier ou de découvrir d’autres forces du candidat
• Quelles qualités professionnelles (liée à son expérience) et personnelles (liée à sa personne) lui reconnaissez-vous ? L’objectif est de continuer découvrir le candidat et de le projeter dans la culture de votre entreprise
• Qu’est-ce qui a été source de frustration pour lui ? Et de stress ? L’objectif est d’accompagner le développement personnel du candidat et d’anticiper des situations inconfortables
• Pouvez-vous décrire une situation dans laquelle le candidat a dû faire preuve de créativité pour résoudre un problème lié à ses responsabilités ? À adapter en fonction des enjeux managériaux ou métiers à relever pour vous aider à prévoir son adaptation situationnelle et relationnelle

Avec ces bonnes pratiques, vous obtiendrez des informations pertinentes et utiles pour peaufiner votre évaluation des compétences et d'expérience du candidat. Avec une mention spéciale sur les clefs d’accompagnement personnalisé que vous pourriez lui apporter s’il serait amené à vous rejoindre.

Quelques cas de figures où la prise de référence n’est pas réalisée

L’étude réalisée par HelloWork nous apprend que “19 % des recruteurs contactent systématiquement les anciens employeurs des candidats, 29 % le font souvent et 43 % parfois. Seulement 9 % ne le font jamais.”

Bien qu'il soit généralement recommandé de procéder à des prises de références lors du processus de recrutement, il y a des situations où cela peut ne pas être approprié ou souhaitable.

• Lorsque le candidat est encore chez son employeur actuel et qu’il ne souhaite pas qu’il soit au courant de sa démarche de recherche.

Il est important de respecter sa volonté et de ne pas le mettre dans une situation délicate. Avant d’abandonner cette étape, essayer de voir avec lui si certaines personnes avec qui il a travaillé ne sont plus en poste dans son entreprise à ce jour.

• Lorsque le fait de rajouter quelques jours à votre processus de recrutement peut le compromettre.

Si le processus de recrutement est urgent et que son temps est limité car votre candidat chouchou à déjà des propositions d’embauche sur la table… Il vaut mieux soustraire le contrôle de référence afin de diminuer le risque de perdre l’opportunité de collaborer ensemble. Concentrez-vous sur d'autres aspects du processus de recrutement pour prendre une décision éclairée.

• Lorsque le poste à pourvoir est un emploi temporaire avec des responsabilités restreintes

Dans ce cas de figure, le risque que cette collaboration se passe mal pour l'entreprise est faible. Il peut être judicieux de ne pas réaliser de prise de référence car cela permet d'économiser du temps et des ressources pour l'entreprise. Pour conserver la qualité du processus de recrutement, il reste indispensable d’évaluer objectivement les compétences lors des entretiens avant de faire une proposition d’embauche.

Et voilà, nous arrivons au terme de notre exploration sur le sujet de la prise de références !

Comme nous l’avons vu, c’est une étape importante qui permet aux employeurs de mieux connaître les candidats et de mieux les projeter sur un poste. Le contrôle de référence est aussi un moyen pour les employeurs de prendre des décisions plus éclairées lors de l'embauche.

Pour le candidat, cet exercice peut renforcer sa crédibilité et sa légitimité auprès de l'employeur potentiel mais aussi l’aider à obtenir des commentaires constructifs sur ses points forts et ses faiblesses.Il est important de garder en tête que cette étape ne doit pas être considérée comme une seule source d'information ou levier de décision. Comme on dit, il ne faut pas mettre tous ses œufs dans le même panier !