Recrutement : Comment utiliser ses KPI en 2024 ?
S’il y a bien un sujet dont vous devez entendre parler assez régulièrement si vous faites du recrutement, c’est certainement celui des KPI (ces fameux Key Performance Indicators).
Qu’on soit recruteur indépendant, en cabinet de recrutement ou en interne, le recrutement est une activité qui doit se mesurer par des indicateurs précis si l’on souhaite améliorer ses résultats et comprendre ses points de frictions.
De nombreux articles traitent des KPI utilisés dans le domaine du recrutement en faisant une liste de ces différents indicateurs. Mais peu expliquent vraiment comme les utiliser pour améliorer les performances de son recrutement.
C’est l’objet de ce nouvel article : vous expliquez où trouver vos KPI, comment interpréter leurs résultats et comment mettre en place les actions pour booster vos performances.
Comment identifier vos KPI ?
D’une équipe à l’autre, on n’aura pas forcément les mêmes indicateurs de performances disponibles.
Cela dépend de deux facteurs : la nature de votre activité et les outils que vous utilisez.
La nature de votre activité
Les KPI d’une start-up spécialisée dans le développement de logiciels ne sont pas les mêmes que ceux d’un cabinet de recrutement spécialisé dans la chasse de tête et l’approche directe de candidats.
Un cabinet de recrutement va vouloir mesurer son activité commerciale, les performances de son équipe de recruteurs, les paniers moyens par recrutement ou encore, le niveau de réactivité des hiring-manager chez les clients.
C’est plus ou moins la même chose pour un recruteur indépendant qui aura besoin de mesurer son activité commerciale tout autant que son activité de recrutement.
Alors que pour une start-up, on peut écarter tout ce qui est lié à l’activité commerciale pour se concentrer uniquement sur les performances réelles du recrutement.
Posez vous la question de savoir de quelles données vous avez besoin pour mesurer votre performance. Cela vous aidera à définir les KPI utiles à votre activité.
Vos outils pour recruter
Une fois que vous avez identifié les éléments de votre activité que vous souhaitez mesurer, il faut savoir où les trouver.
Et cela dépend de votre stack d’outils.
Pour vous donner un exemple, au sein de notre collectif de recruteurs, nos KPI viennent des sources suivantes :
- Notre ATS, TeamTailor, nous permet d’obtenir les résultats de notre site carrière et des performances sur nos pipelines de recrutement.
- Waalaxy, un outil d’automatisation des campagnes de recrutement, nous apporte des résultats précis sur notre sourcing de candidats et la pertinence de nos approches.
- Et enfin, Notion, un outil no-code, nous permet d’analyser la charge de travail de l’équipe et la nature de notre activité commerciale.
Il faut donc chercher du côté de vos outils pour aller trouver vos KPI.
Un cabinet de recrutement aura souvent beaucoup d’informations disponibles sur son CRM tandis qu’une entreprise travaillera majoritairement avec un ATS.
Faites un état des lieux de votre stack d’outils et vous saurez où aller chercher de la data sur vos recrutements.
Comment organiser les données de vos KPI ?
Il y a un paquet de choses à mesurer quand on recrute et il est difficile d’en faire une liste exhaustive. Cela donnera peut-être lieu à un prochain article sur le sujet.
Pour ne pas s’y perdre, je vous recommande d’organiser vos différents indicateurs de performances en catégorie.
Les catégories de KPI
Dans le cas de notre collectif de recruteurs RPO, j’ai identifié 4 grandes catégories de KPI :
- Le volume d’activité : recrutements en cours, recrutements validées, non validées, etc.
- Les résultats du recrutement : taux de réponses aux emails, time-to-hire, vitesse du pipeline, etc. (ne vous inquiétez pas, j’explique un peu plus bas ces différents indicateurs).
- Les résultats du site carrière : visites des annonces, conversion des offres d’emplois, etc.
- La nature de l’activité : secteurs d’activité des clients, métiers les plus recrutés, chasses vs candidatures, etc.
Les segments d’analyses de vos KPI
Avant d’utiliser un KPI, il faut aussi comprendre quels sont les segments de votre activité qu’ils permettent d’analyser.
Les segments que nous analysons chez nous sont les suivants :
- Les segments que nous analysons chez nous sont les suivants :
- Les postes (ou missions)
- Les recruteurs (donc les membres de notre équipe)
- Nos clients
- Les secteurs d’activités de nos clients
- Les métiers (métiers de l’IT, des ressources humaines, etc).
- Les localisations
- Les périodes (mois, trimestres, années, etc.)
- Le type de missions (vraiment spécifique à une activité de collectif ou de cabinet de recrutement : missions RPO ou missions succès).
Le type de missions (vraiment spécifique à une activité de collectif ou de cabinet de recrutement : missions RPO ou missions succès).
Comment s’en servir pour mieux recruter ?
Comprendre les résultats de vos KPI
Il est important de comprendre les résultats des KPI si on veut mettre en place des actions efficaces.
Comme nous venons de le voir ensemble, les KPI sont classés par catégories (volume de l’activité, site carrière, etc.) et permettent d’analyser des résultats par segment (recruteurs, clients, secteurs d’activités, etc.).
Il existe deux règles d’or pour se servir efficacement des KPI 🪙
✅ Pour chaque indicateur, il est important de ne pas s’en tenir uniquement aux résultats d’un seul segment, mais de croiser les segments entre eux pour approfondir vos analyses.
Exemple : La hausse du Time-To-Hire (durée d’un recrutement) d’un membre d’une ne dépend pas exclusivement de sa propre performance. Cette hausse peut être affectée par un client ou un hiring-manager qui ralenti le processus de recrutement lors des étapes finales du processus.
Il ne faut donc pas stopper son analyse au time-to-hire du recruteur mais l’approfondir avec une analyse sur le segment des clients.
✅ Croiser les segments ne suffit pas toujours, il est parfois nécessaire d’aller encore plus loin et de croiser les données de deux indicateurs pour identifier les réelles problématiques et mettre en place les bonnes actions correctives.
Suite de l’exemple : La vitesse du pipeline (durée du recrutement par étapes du process) permet de comprendre à quelle étape du processus provient le ralentissement qui provoque la hausse du time-to-hire chez le client en question.
C’est en approfondissant vos analyses que vous comprendrez les réelles causes qui nuisent à vos performances.
Transformer ses résultats en actions concrètes
Le plus important lorsqu’on souhaite déployer une stratégie de KPI, c’est de s’en servir. De faire en sorte que cette stratégie s’accompagne d’actions concrètes visant à faire bouger les choses en internes.
Ne pas se servir de ses KPI, c’est comme acheter des médicaments à la pharmacie sans les prendre. Vous resterez malade et le résultat sera sans effets. En avoir ne suffit pas, il faut s’en servir.
Si on reprend l’exemple précédent, quelle sera l’action à mettre en place pour améliorer la vitesse des recrutements ?
La réponse : Faire de la pédagogie auprès du manager en charge des entretiens à l’étape du process où est enregistré le ralentissement et faire en sorte qu’il soit plus réactif pour rencontrer les candidats, pour réduire le temps des processus.
Le recruteur à d’ailleurs un rôle à jouer en sensibilisant ses clients internes sur l’importance d’accélérer le processus de recrutement pour ne pas perdre des candidats en cours de route.
Chaque indicateur de performance que vous pourrez identifier pour votre activité doit être un point de départ d’actions visant à améliorer vos résultats.
Notre top 6 de KPI pour performer dans ses recrutements
J’ai décidé de vous parler de nos 6 principaux indicateurs de performances que nous utilisons Chez Les Nouvelles Recrues et de vous donner un exemple d’action à réaliser en complément de chacun.
Temps pour pourvoir un poste (time-to-hire)
Nous utilisons deux versions du Time-To-Hire. La première calcule la durée entre le début d’un recrutement et la prise du poste du candidat ou de la candidate recruté(e).
Cet indicateur nous permet de mesurer la vélocité du recrutement.
Temps pour recruter un candidat (time-to-hire)
Le second Time-To-Hire, calcule la durée du processus de recrutement des candidats, c'est-à-dire, le temps qui s’écoule entre le premier contact avec un candidat et le moment où il accepte une promesse d’embauche.
C’est une autre manière de calculer la vélocité de nos recrutements.
Ces deux indicateurs permettent d’analyser la vitesse des recrutements sur différents segments : par recruteurs, par clients, métiers, etc.
Ils doivent aider une équipe de recrutement à identifier là où elle a le plus de difficultés à recruter rapidement et comprendre pourquoi afin de mettre en place des actions correctives : comme faire de la pédagogie auprès d’un client pour qu’il soit plus réactif et impliqué dans son recrutement.
Cet indicateur permet aussi de tenir à jour des statistiques à présenter à vos équipes ou à des prospects : vous serez en mesure de communiquer sur la durée moyenne pour recruter tel ou tel poste et cette information permet de donner un délai de recrutement à vos clients, montrant que vous avez une certaine connaissance des tendances de votre marché.
La vitesse du pipeline
Cet indicateur permet de mesurer la durée à chaque étape d’un recrutement.
Il vous permet aussi d’approfondir l’analyse d’un Time-To-Hire : Vous vous rendez compte que vous recrutez trop lentement. Alors vous analysez la vitesse de votre pipeline pour comprendre à quelle étape vos recrutements sont ralentis.
Exemple : Les candidats qui postulent à nos annonces arrivent dans une étape appelée Inbox. Si nos candidats restent trop longtemps dans l’Inbox, nous allons faire de la pédagogie auprès des recruteurs de l’équipe pour qu’ils traitent plus rapidement les candidatures.
Sur l’image ci-dessus, on se rend compte que le recruteur en question (bravo à Clément) est plutôt réactif et que le recrutement prend du temps, en moyenne 6 jours par étapes une fois dans les mains du client.
On peut aussi s’interroger sur l’étape de Stand-by et chercher à comprendre pour quelles raisons les candidats sont mis en pause.
La conversion du Pipeline
Cet indicateur permet d’obtenir le taux de conversion à chaque étape du processus : candidats qui passent l’étape suivante par rapport au nombre total de candidats arrivés à cette étape.
Vue de la conversion d’un pipeline de recrutement.
Cet indicateur permet d’identifier les étapes où les candidats sont stoppés le plus souvent.
Exemple : imaginons que chez un recruteur, très peu de candidats passent l’étape du premier entretien chez le client. Cela signifie qu’il y a un soucis de sélection des profils chez le recruteur en charge de ces besoins.
Il peut y avoir plusieurs causes à ce problème :
- une mauvaise compréhension du besoin : il faut donc approfondir le brief de poste.
- une mauvaise qualification des candidats : retravailler sur le questionnaire d’entretien ou sur les critères à évaluer pendant cette étape.
L’objectif ici étant d’améliorer la qualification pour que les candidats présentés aux clients soient dans la cible de ses attentes.
La conversion des offres d’emplois
C’est le nombre de candidatures entrantes par rapport au nombre total de fois où votre annonce a été visualisée. Vous obtiendrez ces données sur les jobboards ou sur votre ATS.
Si le taux de conversion d’une annonce est faible, c’est que celle-ci ne donne pas envie aux candidats de postuler.
Vous devez alors retravailler sur votre annonce pour rendre celle-ci plus convaincante en ajoutant davantage d’information sur l’entreprise ou les missions ou en changeant le ton utilisé dans votre annonce pour qu’il soit adapté à votre cible.
Le taux de réponses aux emails / LinkedIn
C’est l’un des indicateurs de performances du sourcing le plus important. Si vos taux de réponses sont trop faibles, c’est que vos messages ne fonctionnent pas et vous devez comprendre pourquoi et comment les améliorer.
Il sera parfois nécessaires de procéder par itération pour comprendre ce qu’est un bon message pour votre cible. C’est pourquoi il est nécessaire de conserver les données liées aux performances de vos précédentes campagnes (résultats et contenus des messages).
Car en fonction du poste, vous allez approcher différentes cibles et elles ne réagissent pas toutes de la même manière : un bon message pour une cible A est un mauvais message pour une cible B.
Il faut tester différentes variantes et mesure leurs résultats : messages courts, messages longs, ton formel, informel, etc.
L’écriture dans le sourcing est un long travail d’investigation lorsque l’on débute dans le recrutement. Pour en apprendre plus à ce sujet, je vous invite à lire notre article qui traite de l’écriture dans le domaine du recrutement.
Vous l’aurez compris, une bonne stratégie de KPI se prépare pour être pertinente et surtout, elle s’accompagne d’actions basées sur les résultats de vos analyses. L’objectif ultime : faire bouger les choses en internes et aider votre équipe à être plus performante sur ses recrutements.
Les KPI sont aussi une source de données importante qui vous permet de comprendre la nature de votre activité pour orienter votre business ou apporter des informations clés à vos prospects qui montreront que vous avez une expertise sur les métiers pour lesquels vous recrutez.
Il s’agit d’un vaste sujet difficile à traiter en un seul article, si vous souhaitez être informé de nos prochaines actualités sur les KPI du recrutement, n’hésitez pas à nous suivre sur LinkedIn où à prendre rendez-vous avec nous pour discuter de votre stratégie de KPI.
