Mieux pré-qualifier pour mieux recruter ses candidats

Vous êtes au cœur de l'action, à la recherche de talents pour propulser votre entreprise et une de vos équipes au sommet de la performance et de la qualité de vie au travail recherchées.

Alors, bienvenue dans notre guide sur l'art des entretiens téléphoniques dédiés à la présélection de candidats, une clé essentielle pour dénicher les futures recrues qui contribueront à la réussite de votre entreprise.

Dans l'univers du recrutement et dans la vie d’une entreprise, chaque instant compte. C'est pourquoi les entretiens téléphoniques de présélection sont devenus un incontournable pour filtrer les candidats de manière rapide et efficace. Ces entretiens ne sont pas seulement des conversations, ce sont des opportunités de dénicher un talent qui innovera dans votre secteur ou qui fera la différence dans une équipe. Alors, comment maîtriser avec efficacité ces présélections téléphoniques ?

Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles pour mener des entretiens téléphoniques de présélection de manière à maximiser votre temps et votre investissement. Vous découvrirez comment poser les bonnes questions, évaluer les compétences clés et éviter les pièges courants.

Les objectifs d’une préqualification téléphonique

Les entretiens téléphoniques, l’anglicisme étant call screening, sont effectués au tout début d’un process de recrutement et servent de premier filtre pour évaluer la pertinence des candidats par rapport à votre entreprise et au poste à pourvoir.  Ils permettent également d'engager un dialogue pour mieux connaître les aspirations des candidats, son actualité professionnelle, son déclic de remise à l’écoute sur le marché du travail.

Ainsi, l’enjeu des préqualifications est de déterminer si un candidat devrait aller plus loin dans le processus de sélection. C'est le moment de poser des questions initiales pour évaluer les compétences essentielles et la culture de travail du candidat.Les présélections téléphoniques ont plusieurs objectifs dont le recruteur joue un rôle central pour les atteindre.

Clarifier le parcours et les compétences du candidat

Chaque candidat est unique, et l'entretien téléphonique est l'occasion d'en apprendre davantage sur leur histoire, leurs motivations et leur adéquation avec l’entreprise.

Le CV ou le profil Linkedin est une première introduction, mais il peut parfois être vague, voire incomplet. Votre mission de clarifier le parcours professionnel d’un candidat et l’idée qu’il se fait de sa prochaine étape de carrière. Vous chercherez à comprendre : les responsabilités et enjeux des postes occupés par le candidat, les compétences techniques développées, les clients accompagnés, les objectifs réalisés.

Le talent recruiter doit également évaluer la capacité du candidat à s'exprimer clairement, à écouter activement et à communiquer efficacement, surtout si le poste à pouvoir est en lien direct avec le client. Certains softskills peuvent être évaluer à ce stade pour s'assurer que le candidat s'intégrera harmonieusement dans l'équipe.

Partager des informations de base sur le poste vacant

Pour que l'entretien téléphonique soit constructif, la personne en charge du recrutement doit partager des informations de base sur le poste avec le candidat. Cela inclut de présenter l’entreprise, de contextualiser les projets à mener en occupant ce poste, de préciser les compétences requises et les responsabilités du poste.

Précisons que ce partage d’informations n’est pas le même si on s’adresse à un candidat ayant postulé ou à un candidat qui a été approché directement.

Pour les postulants, on peut partir du postulat qu’ils se sont un minimum préparés en se renseignant sur l’annonce d’emploi et l’entreprise. Le recruteur va généralement s’assurer que le poste corresponde à leurs aspirations et compétences plus rapidement et présenter le poste plus tard dans l’échange.

Pour les candidats chassés, la présentation doit être plus ciblée. Le recruteur va rapidement mettre en avant les raisons pour lesquelles l'entreprise a choisi de le contacter et présenter l’entreprise, ses expertises et l'opportunité de croissance. L’adéquation entre le projet du candidat et de l’entreprise arrivera un peu plus tard dans l’échange.

Dans les deux cas, l'authenticité et la transparence sont essentielles pour établir une relation solide dès le départ. Cette approche garantit que le candidat a une compréhension claire du rôle et de l'entreprise, ce qui facilite une prise de décision éclairée.

C’est pour cette raison qu’il s’agit de définir clairement votre poste avant de démarrer un process de recrutement et des quelques échanges avec des candidats. Consultez notre article de blog sur le brief de poste en recrutement pour clarifier tous vos postes.

Vérifier les points de rupture

Pendant l'entretien téléphonique, le talent aquisition manager doit être à l'affût d’éventuels points de rupture. C’est en quelque sorte des red-flags, des signaux d’alertes qui empêchent d’entrevoir une collaboration de travail. Cela peut être lié aux attentes du candidat, à l’essence même du poste à pourvoir et aussi aux critères de l’entreprise. Pour donner quelques exemples de red-flags :

➖ Le critère du télétravail pour un candidat qui s’attend à le pratiquer à 100% de son temps alors qu’il est pratiqué 1 jour par semaine au sein de l’entreprise.

➖ Le critère de la langue pour une entreprise qui s’internationalise.

➖ Le critère du permis B pour occuper les fonctions d’un poste en itinérance.

Plus tôt vous identifiez ces éléments, plus vous évitez de probables problèmes dans le processus de recrutement. Notons aussi que cela économise du temps à la fois à l’entreprise, au recruteur et au candidat.

Les calls screening sont une étape clé dans la réussite d’un recrutement. Que ce soit le candidat ou le recruteur, chacun va accorder de l’importance sa première impression et partager des informations clés (sur l’écosystème du poste ou sur le parcours professionnel).La finalité est de créer un dialogue ouvert et engageant, et ce même à travers un appel téléphonique. De plus, la préqualification téléphonique est un moyen de gagner de temps pour l’entreprise et pour le candidat.Seuls les candidats les plus prometteurs passent à l'étape suivante, ce qui contribue à rationaliser le processus de recrutement.

Les bonnes pratiques d’un call screening

Lorsqu'il s'agit de mener des entretiens téléphoniques de présélection, le choix des questions posées est une étape importante à anticiper. Car l’objectif final reste de déterminer si un candidat est le bon choix pour votre entreprise.

En moyenne, une présélection téléphonique dure 30 minutes. Bien que certains cabinets de recrutement réalisent encore leurs calls screening en 5 min top chrono, nous vous recommandons vivement d’accorder au minimum 20 minutes à un candidat pour optimiser votre taux de conversion : nonmbre de call screening / nombre candidat recruté.

Quelques conseils pratiques pour réussir un entretien téléphonique

Pour que les entretiens téléphoniques de présélection soient efficaces, mettez-vous à la place des candidats et anticiper les facteurs de réussites avant, pendant et après votre préqualification téléphonique.

L’organisation de l'entretien

Confirmer votre souhait d’échanger avec un candidat par E-mail. En envoyant une invitation par e-mail au candidat, vous fournissez des informations claires sur la date, l'heure et la durée de l'entretien.

Assurez-vous d'inclure votre nom ou le nom de la personne qui mènera l'entretien afin d’éviter toute confusion. Cela permet au candidat d’ajouter une alerte dans son agenda, de se préparer et d'être ponctuel.

Chez Les Nouvelles Recrues, nous utilisons principalement deux outils : Calendly et Google Agenda.Leurs avantages sont d’automatiser la prise de rendez-vous en fonction de nos disponibilités en temps réels et de permettre aux candidats de se positionner directement sur un créneau qui leur convient. Testé et approuvé : c’est un réel gain de temps !

Préparer la logistique de vos futurs échanges

En fonction de vos créneaux d’appels, choisissez un endroit calme avec le moins de distractions possible pour mener l'entretien avec toute l’attention focalisée sur le candidat. Vous avez certainement déjà réalisé des appels où la voix de votre interlocuteur était accompagnée par des bruits de fond : rien de plus désagréable. En plus de déconcentrer le candidat, qui lui se sera mis en condition, cela peut rendre la conversation difficile à suivre des deux côtés.

De plus, utilisez un bon casque et assurez-vous que votre équipement fonctionne correctement en effectuant un contrôle du son au préalable. En activant l’appel wifi sur votre téléphone, la qualité de la communication peut aussi être beaucoup plus fluide.

Préparez vos questions avant tout échange

En préparant vos questions au préalable, votre préqualification téléphone gagnera en clarté et fluidité. Nous vous conseillons de centraliser vos trames et notes d’entretien pour rester organisés et analyser les candidats de manières objective, nous on fait ça avec “Notion”.Un autre avantage majeur est que vos questions seront directement dans la cible pour évaluer efficacement les compétences et faire passer les bons messages sur les exigences du poste.

Évitez les questions ambiguës qui pourraient induire en erreur le candidat ou générer des réponses vagues. Plus le candidat avancera dans un processus de recrutement, plus entretiens lui permettrons d’être en situation et immersion sur le poste.

Donc pas de panique si vous avez la sensation que la globalité des questions posées au candidat ne vous permet pas d’avoir une impression globale en raccrochant : chaque chose en son temps.

Donnez le bon rythme au candidat

Une fois que vos questions sont prêtes et que votre entretien débute, indiquer les grandes étapes de votre appel. Le candidat comprendra que l’entretien aura un temps limité et il sera plus concis et pertinent dans ses réponses.N’oubliez pas de vous présenter par politesse et pour expliquer votre démarche : votre objectif est de cerner ce qui est important pour eux dans leurs projets professionnels, de leur présenter les bons postes par rapport à leur objectif, et de ne pas leur faire perdre leur temps.

Prenez des notes brèves pendant l'entretien et rédigez des notes plus détaillées après (5 à 10 minutes juste après d’avoir raccroché). Il peut être pertinent de noter lorsque vous avez besoin encore de clarifications et / ou lorsque quelque chose intrigue le candidat. Cependant, veillez à ne pas prolonger l'entretien au-delà de sa durée prévue.

En suivant ces conseils, vous créerez un environnement de qualité pour mener vos entretiens téléphoniques. L’évaluation des candidats débute dès ce premier contacte et vous saurez faire avancer le processus de recrutement en fonction des premières informations transmises.

Le ghosting candidat

Le "ghosting" dans le contexte du recrutement se produit lorsque le candidat, malgré avoir pris rendez-vous pour un entretien téléphonique, ne répond pas à l'appel.

Nous l’avons plus haut, les bonnes pratiques pour se prémunir du "ghosting" comprennent la communication claire des détails de l'entretien, la confirmation de la disponibilité du candidat et l'envoi de rappels avant la réunion prévue.En tant que recruteur, on a le devoir d’être flexibles et compréhensifs envers des circonstances imprévues. Une pratique courante est de revenir une fois vers le candidat afin de comprendre les raisons de ce comportement.

Toutefois, nous vous recommandons de ne pas courir après un candidat qui ne vous répond pas une seconde fois. Cette attitude peut soulever des inquiétudes quant à la fiabilité et à l'engagement du candidat. Cela peut indiquer un manque de professionnalisme, d'intérêt ou de fiabilité de la part du candidat.Si vous souhaitez creuser le sujet du “ghosting”, cet article devrait vous intéresser.

Exemples de questions clés à poser lors de la préqualification téléphonique

Description du parcours et compétences du candidat

➖ Pouvez-vous vous présenter en fonction des compétences et expériences qui sont directement pertinentes pour ce poste ?

➖ Quelles sont les réalisations professionnelles dont vous êtes le plus fier, et comment ont-elles contribué à votre développement en tant que [intitulé du poste] ?

➖ Quelles sont les missions qui vous ont le plus plu jusqu’à présent et pourquoi ? Et celles vous le moins plu ?

Intérêt du candidat pour le poste

➖ Comment avez-vous développé de l'intérêt pour ce poste spécifique au sein de notre entreprise ?

➖ Qu'est-ce qui vous a particulièrement retenu votre attention dans la description du poste ou sur notre entreprise avant notre entretien ?

➖ Quels impacts rechercheriez-vous à avoir sur le poste ?

➖ Quelles informations vous manque-t-il pour vous projeter sur ce poste ?

Questions administratives

➖ Quelle est votre situation d'emploi actuelle et quelle est la durée de votre préavis avant de rejoindre une nouvelle entreprise ?

➖ Possédez-vous une autorisation de travail dans notre région ?

➖ Avez-vous besoin d’un aménagement particulier sur votre poste de travail ?

➖ Quel salaire espérez-vous pour ce poste ?

Ces questions sont pensées pour éclairer les compétences, la motivation et l'adéquation du candidat avec le poste. En posant ces questions, vous obtiendrez un premier aperçu précieux de la manière dont le candidat peut contribuer à la réussite de votre entreprise sur un poste spécifique.

En résumé, les entretiens téléphoniques de présélection sont au démarrage d’un processus de recrutement et ils nécessitent une attention particulière. Les pré-qualifications des candidats permettent d'identifier les talents prometteurs et d’économiser du temps et des ressources précieuses. Le rôle joué par les recruteurs à cette étape est décisif dans la réussite des entretiens, c’est pourquoi les enjeux sont de poser des questions pertinentes, de créer un environnement propice et de détecter les signaux d'alertes.

Si vous êtes amené à réaliser des présélections téléphoniques, nous vous encourageons vivement à mettre en pratique les conseils fournis dans cet article pour optimiser la conduite de vos entretiens. Vous l’avez certainement compris : une approche proactive, une communication transparente et une préparation minutieuse sont les clés du succès.

N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez des conseils adaptés à vos besoins de recrutement ou si vous avez besoin d'un accompagnement d’experts pour renforcer votre processus de recrutement. Votre succès commence avec le bon choix de candidats !