Comment automatiser vos campagnes de recrutement ?

L’automatisation est une tendance en pleine démocratisation ces dernières années et vous y serez forcément confronté un jour ou l’autre, quelque soit le secteur d’activité de votre entreprise.

Avec les outils d’automatisation des campagnes d’emailing comme Waalaxy et Lemlist ou les outils no-code comme Zapier et Make, un large choix de solutions s’offrent à vous pour vous faire gagner du temps dans votre travail.

En matière de recrutement, l’automatisation est un puissant allié permettant la digitalisation des processus de recrutement, notamment lors des campagnes d’approche directe des candidats.

Dans cet article, nous verrons comment digitaliser vos campagnes d’emailing et LinkedIn pas à pas. Car une bonne automatisation nécessite de respecter quelques règles et bonnes pratiques si l’on souhaite maintenir des standards de qualité dans ses processus.

Les outils d’automatisation

Il existe différentes catégories d’outils permettant de créer des processus automatisés et adaptés à une activité de recrutement. Les outils no-code et les outils de gestion des campagnes de recrutement.

Les outils no-code

Même s’ils ne sont pas au centre du sujet de cet article, prenons quelques minutes pour parler des outils “no-code” (Make et Zapier) qui permettent de créer des workflows (flux de travail) dont le but est de réduire le temps passé sur des tâches chronophages et répétitives en sous-traitant cette besogne à nos amis les outils.

Ces outils, comme leur non l’indique, sont “no-code”. C’est à dire qu’ils permettent de réaliser des automatisations complexes entres différentes sources de données sans disposer de connaissances techniques en programmation. Les workflows se construisent à l’aide de scénarios préconstruits.

L’utilisateur va sélectionner les solutions qu’il souhaite connecter entres elles (comme une feuille de calcul Google Sheets et une base de données Airtable), il choisit ensuite le scénario qu’il souhaite mettre en place et n’a plus qu’à se laisser guider dans la construction du worfklow.

Pour citer un exemple de scénario que nous utilisons au sein de notre Collectif de recruteurs, nous avons automatisé le transfert de données d’une base de donnée Notion vers un Google Sheet.

Cela nous permet d’avoir une interface visuelle agréable et facile à utiliser pour le suivi de nos missions sur Notion tout en ayant des indicateurs de performances précis et complexes sur notre activité grâce aux formules de calcul de Google Sheets. Et ce, sans avoir à saisir les données aux deux endroits, Make se charge de synchroniser les données en temps réel.

Nous utilisons également des ponts entre Notion et Slack pour automatiser le partage d’informations au sein de l’équipe : lorsqu’une nouvelle ligne de mission est créée sur Notion, cela partage cette information sur un canal slack, ce qui motive la collaboration, l’entraide et le partage de candidats en interne.

Les outils de campagnes emails et LinkedIn

La seconde catégorie qui nous intéresse pour recruter est celle des outils d’automatisation des campagnes d’email ou Linkedin.

Les principaux acteurs de ce domaine sont Waalaxy et Lemlist.

Ces outils permettent d’organiser vos campagnes d’approche directe des candidats et de gagner un temps précieux sur cette partie de notre métier qui est très énergivore.

L’usage de ces outils est relativement simple. Vous connectez votre compte de messagerie ou votre compte LinkedIn à la solution de votre choix. Ensuite, vous sélectionnez ce qu’on appelle une séquence : une suite d’étapes automatisées qui seront réalisées pour chaque candidat, comme l’envoi d’une invitation LinkedIn suivi de deux messages. Vous n’aurez qu’a écrire le contenu des messages et importer une liste de candidats à cette séquence. L’outil se charge des invitations et des envois de messages à intervalles de temps sélectionnés par vos soins.

Automatiser son recrutement est-il risqué ?

La réponse est oui ! Si on ne s’y prend pas correctement. C’est pour cette raison qu’il ne faut pas se lancer dans l’automatisation du recrutement sans adopter un minimum de bonnes pratiques.

Mais si on utilise l’automatisation de la bonne manière, cela devient un outil puissant permettant aux entreprises et aux recruteurs d’améliorer leur efficacité et leur productivité tout au long de leurs processus de recrutement.

Comment automatiser ses campagnes de recrutement ?

Premier niveau : les séquences d’invitations

Une séquence d’invitations consiste à automatiser uniquement l’envoi des invitations LinkedIn à vos candidats.

Plutôt que d’envoyer les invitations depuis le profil LinkedIn de vos candidats, vous sélectionnez votre liste de profils ciblés depuis une recherche Linkedin, une liste Recruiter Lite ou Sales Navigator que vous importez ensuite à votre outil d’automatisation via une extension compatible à LinkedIn (comme celles de Lemlist ou de Waalaxy). Les candidats sélectionnés seront ajoutés à votre séquence et ils recevront une invitation de votre part de manière automatisée.

Cette séquence comporte plusieurs avantages. Le premier est qu’elle offre une interface permettant de distinguer facilement les statuts de vos candidats (invitation en attente, invitation acceptée, message envoyé, etc.) ce qui vous permet de gérer l’avancement de votre campagne beaucoup plus facilement qu’avec la messagerie LinkedIn. Vous retrouverez facilement les personnes à qui envoyer un premier message, ceux à relancer, etc. Et c’est d’autant plus pratique lorsque vous devez gérer plusieurs processus de recrutement en simultané.

Second avantage de cette séquence est qu’elle permet de garder la main sur le contenu de vos messages et donc, de faire des approches personnalisées.

Enfin, le troisième avantage de ce type de séquence est qu’elle  permet d’obtenir le taux d’acceptation de vos invitations. C’est un indicateur qui doit vous alerter sur la manière dont est perçu votre profil utilisateur sur LinkedIn. Si votre taux d’acceptation est trop faible, c’est le bon moment de faire un travail sur le contenu de votre page LinkedIn.

Second niveau : les séquences de messages

Une séquence message d’approche consiste à automatiser l’invitation et les différents messages d’approche et de relance.

C’est à ce niveau là que l’automatisation partage le plus la communauté des recruteurs. Certains pensent que c’est une mauvaise idée qui à tend à rendre le recrutement moins humain et à perdre en qualité d’approche.

Personnellement, je ne partage pas cet avis. Pour moi, ce qu’il y a de plus humain dans le recrutement, ce sont les échanges téléphoniques ou les entretiens. Mais si on passe trop de temps à chercher à qui ont doit écrire, alors on passe moins de temps à discuter avec nos candidats.

La seconde raison c’est que je ne crois pas qu’il soit nécessaire de créer une accroche avec chaque candidat pour réussir à capter leur attention. Cela va dépendre des cas de figure, mais je commence très rarement mes messages en cherchant un point commun avec la personne que je souhaite approcher.

Déjà, vous ne pouvez pas trouver de points commun entre vous ou votre entreprise avec toutes les personnes de la communauté LinkedIn.

Et surtout, je pars du principe que ce qui est le plus important lorsqu’on souhaite solliciter quelqu’un pour une offre d’emploi, c’est de lui parler de cette offre, et de lui donner un maximum d’informations pertinentes lui permettant de se projeter avec ce poste.

Finalement, lorsqu’on automatise une campagne avec un message d’approche, c’est un peu comme publier une annonce d’emploi, sauf qu’au lieu de la publier sur un jobboard, vous la publiez uniquement auprès de profils sourcés, dans votre cible et donc, susceptibles d’être intéressé par votre proposition.

Le plus important avant tout, n’est pas de savoir si le message est automatisé ou non, c’est qu’il soit bien écrit. Et c’est la que l’art de l’écriture pour recruter entre en jeu.

Troisième niveau : les campagnes d’emails

Si LinkedIn est aujourd’hui la place forte pour les échanges professionnels et où la communauté de talents est la plus forte pour recruter, certains recrutements se font parfois en dehors de LinkedIn, et heureusement sinon on s’ennuierait un peu d’être toujours au même endroit.

Pour certains candidats qui ne sont pas présents sur LinkedIn et pour lesquels le seul point de contact que vous aurez sera leur numéro de téléphone ou bien leur adresse email, vous pouvez digitaliser vos campagnes d’emails de la même manière, en créant des séquences d’e mailing.

La construction des séquences reste plus ou moins la même qu’avec une campagne LinkedIn.

Quatrième niveau : les séquences mixte (LinkedIn et email)

Pour finir, et pour les plus aguerris de la digitalisation des campagnes de recrutement, il existe des scénarios permettant de coupler approche LinkedIn et email dans une seule et même séquence. Ce type de séquence à l’avantage d’être celle qui permettra d’atteindre le plus grand nombre de candidats.

En effet, certaines personnes sont moins réactives à leur messagerie LinkedIn qu’a leur emails, et inversement. Très souvent, vos messages ne sont pas consultés pour cette raison. Construire une séquence qui intègre ces deux types d’approches permet d’augmenter vos chances de faire passer votre message.

Comment choisir la bonne séquence pour son recrutement ?

Dans le cas d’une campagne sur un poste où les profils sont pénuriques, privilégiez une campagne d’invitation. Le fait de garder la main sur la rédaction des messages vous permettra de personnaliser vos approches et donc, d’augmenter vos chances d’attirer l’attention des candidats.

Sur des recrutements où les profils se font moins rares, vous pouvez choisir un niveau d’automatisation supérieur qui comprend l’envoi des messages car vous n’aurez pas suffisamment de temps pour contacter tout le monde de manière personnalisée.

Les erreurs à éviter dans ses campagnes

Vous possédez désormais un aperçu de ce qu’il est possible de faire avec des outils d’automatisation pour gagner du temps dans vos campagnes de recrutement.

Voyons désormais les erreurs à éviter pour ne pas perdre en qualité.

Ne plus prendre le temps de sourcer

S’il y a bien une chose que vous devez absolument continuer à faire manuellement, c’est le sourcing candidats.

Un sourcing de qualité, c’est un sourcing manuel, où l’on prend le temps d’étudier chaque profil un à un et de valider leur cohérence avec le poste et les besoins de votre hiring-manager. Si vous pensez gagner du temps en important tous les résultats d’une recherche booléenne à votre séquence d’automatisation, vous faites erreur. Une recherche booléenne vous propose un échantillon de candidats potentiels mais les résultats de ces recherches ne sont pas tous pertinents. Le risque de ne pas faire cette vérification en important la totalité de l’échantillon dans votre séquence est d’écrire à des personnes qui ne sont pas dans votre cible et donc, de vous décrédibiliser auprès de ces personnes.

Il y a aussi une seconde raison pour laquelle je considère qu’il est impératif de valider chaque profil : c’est lorsqu’une personne indique qu’elle n’est pas en recherche active ou qu’elle ne souhaite pas être contactée.

Contacter une personne qui ne le souhaite pas est une excellente manière de montrer aux candidats que vous n’avez pas consulter sérieusement leur profil. Et c’est une très mauvaise chose pour votre image.

Vouloir aller trop vite

Il y a d’autres choses pour lesquelles il ne faut pas faire confiance à l’automatisation et qui nécessitent un regard humain. Ce sont parfois de petits détails mais qui ont une grande importance.

La manière dont le nom et le prénom des candidats sont importés dans vos séquences est un des meilleurs exemples.

Les noms et prénoms sur les profils LinkedIn sont affichés de différentes manières dont voici 3 exemples :

1. Jason Bougneux
2. Bougneux Jason
3. Jason ⭐ Bougneux

Si vous ne vérifiez pas la manière dont sont importées les informations sur vos candidats, vous serez confronté aux situations suivantes :

• Bonjour Monsieur Jason,
• Bonjour Bougneux
• Bonjour Jason ⭐

Dans ces 3 cas de figures, vous allez forcément perdre des points auprès de vos candidats car vous leur donnerez la sensation d’un travail bâclé et qu’ils ne sont simplement qu’un nom dans une liste de contact.

Vérifiez donc toujours la manière dont les données de vos candidats sont importées dans vos outils d’automatisation.

Les heures de programmation

Evitez aussi de programmer vos séquences à des heures tardives ou les week-end. Un message en pleine nuit est la preuve d’un message automatisé et c’est aussi un manque de professionnalisme qui peut jouer sur votre image et sur celle de votre entreprise.

Le second risque, c’est que votre message passe en second plan. On a souvent tendance à répondre aux derniers messages que l’on reçoit en priorité. Si vous écriez un samedi après-midi ou en plein nuit, votre message passera derrière ceux reçus le matin.

Un bon conseil si vous souhaitez augmenter vos taux de retours, privilégiez des horaires en dehors des heures de travail, le matin, entre midi et deux ou en début de soirée. C’est là que vous aurez le plus de chance de captiver vos interlocuteurs, qui seront généralement dans les transports, en pause déjeuner, ou du moins, disposés à mieux vous répondre que durant leurs heures de travail.

Les séquences à rallonge

Un dernier conseil, gardez à l’esprit que vous ne devez pas abuser de l’automatisation. A titre personnel, je m’autorise un maximum de 3 messages par séquence. Un message d’approche, un message de relance quelques jours plus tard, et parfois, un message de clôture une dizaine de jours après le message de relance.

Si une personne ne souhaite pas vous répondre, c’est sont droit. En réponse à cela, ne vous octroyez pas le droit de spammer vos candidats avec 5 messages.

Vous risquez une fois de plus de ternir votre image de recruteur. Il faut savoir accepter qu’on doit parfois passer à côté de certains candidats.

Vous avez désormais quelques clés en main pour digitaliser vos campagnes de recrutement. Si vous souhaitez tester de votre côté pour votre entreprise ou votre collectif, je ne peux que vous inviter à tester Waalaxy, qui s’adapte vraiment bien au recrutement.

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Si vous souhaitez des conseils pour automatiser vos processus de recrutement, prenez rendez-vous avec notre équipe d’experts en digitalisation pour vous laisser guider pas à pas.