Recrutement : Méthode pour réussir son brief de poste

Le brief de poste est la première étape d’un processus de recrutement et c’est l’une des plus importantes. Si vous négligez la prise de besoin, vous aurez plus de difficultés à trouver le bon candidat et à pourvoir le poste.

Et pour réussir un brief efficace, il faut prendre du temps pour le faire, avec son client ou hiring-manager.

Au sein de notre collectif de recruteurs, nous partageons même un adage à propos du brief : “le brief, c’est du temps au début du recrutement, mais c’est du temps gagné plus tard”.

La prise de besoin est l'une des étapes fondamentales d'un process de recrutement de qualité, c'est d'ailleurs l'une des 3 grandes règles pour gérer un recrutement.

Qu’est-ce qu’un brief de poste en recrutement ?

Avant de commencer, rappelons la définition d’un brief de poste pour ceux qui ne maîtrisent pas totalement ce sujet.

Selon le site Solantis, le brief de poste est “le rendez-vous au cours duquel un recruteur ou un chasseur de têtes rencontre un donneur d’ordre opérationnel, un client ou un prospect pour recueillir son besoin en recrutement”.

C’est un moment d’échange entre la personne chargée du recrutement et l’émetteur du besoin, leur permettant d’aligner leur vision du poste et d’activer une coopération en bonne intelligence pour trouver le candidat idéal.

Les avantages à réaliser une analyse de besoin complète

Faire une découverte du besoin poussée pour vos recrutements vous permettra d’améliorer votre processus de sourcing candidats. En prenant le temps de comprendre les réelles attentes de votre client, en posant les bonnes questions à votre manager, vous aurez davantage de chances d’être en phase avec lui. Vous adresserez alors une cible pertinente de candidats pour ce besoin.

Plus vous passez de temps à récolter des informations, plus vous aurez de chances de répondre aux questions de vos futurs candidats sur le poste ou l’entreprise. Vous serez donc plus crédible à leurs yeux, ce qui est bon pour votre image et votre marque employeur.

Cela vous permet aussi de présenter une offre dans son ensemble, et d’écarter les candidats pour qui les conditions proposées par l’offre ne sont pas satisfaisantes. Vous réalisez alors un travail de filtrage qui permet de proposer à votre client une short-list de candidats séduits par votre proposition.

C’est aussi un luxe de pouvoir répondre aux questions de vos candidats pendant l’entretien plutôt que de leur envoyer du “je vais poser la question et je vous ferai un retour par email”. Vous gagnez du temps et cela augmente vos chances de convertir vos candidats à avancer avec votre entreprise dès le premier échange.

En négligeant cette étape, vous risquez de passer du temps à préparer une stratégie de sourcing incohérente avec les attentes de votre client et de lui présenter des candidats qui ne répondent pas aux critères du poste. Vous serez alors dans l’obligation de faire marche arrière en plein milieu d’un processus de recrutement tandis que la date limite fixée pour le réaliser approche.

Négliger le brief de poste revient un peu à vous mettre des bâtons dans les roues avant même de monter dans votre carrosse.

La prise de besoin, le brief de poste, la compréhension des attentes de votre client est donc la clé pour un recrutement réussi.

Pour réussir un recrutement et faire un bon sourcing, il faut une fiche de poste avec toutes les infos du poste (et n’oublions pas qu’une fiche de poste n’est pas une annonce emploi). Et une bonne fiche de poste ne se construit pas seule, mais en équipe, avec votre manager, pendant le brief de poste.

Et il y a aujourd’hui encore beaucoup d’entreprises ou de recruteurs qui négligent cette étape.

Parfois, car ils n'ont pas conscience de son importance ou parce qu'ils la sous-estiment.

D’autres fois, par manque de technique. Et si vous faites partie de ceux-là, c'est-à-dire que vous souhaitez donner son importance à cette étape, mais que vous ne savez pas comment vous prendre pour le faire, alors voici quelques-uns de nos conseils pour un brief complet.

Comment faire un brief de poste complet ?

1. Prendre le temps nécessaire, avec là où les bonnes personnes

Pas besoin de le répéter, un bon brief ça prend du temps. Si vous voulez aller vite, perdez de vue l’idée d’avoir toutes les infos pour performer aux étapes suivantes (sourcing, qualifications et entretiens).

Le temps minimum est au moins 45 minutes avec l’émetteur du besoin. L’idéal est de passer un peu plus de temps, entre 1 heure et 1 heure 30 afin de pousser au maximum votre compréhension.

Et l’idéal ? Avoir un échange avec une personne au même poste (donc impossible pour les créations de poste) et un collaborateur transverse amené à travailler avec la personne que vous allez recruter.

Car pour faire un bon brief, le manager n’est pas la seule personne qui peut vous apporter des infos utiles à étayer votre compréhension du poste. Et surtout, interrogez quelqu’un effectuant le même travail que la personne que vous allez recruter ou travaillant avec elle. Cela vous permettra de mieux comprendre certains critères indispensables à ce poste dont le manager n’a pas forcément connaissance, en plus de créer de la synergie avec le/la futur(e) collègue.

2. Définir les critères du poste

Définir des critères, qu’ils soient culturels comme les soft-skills ou fonctionnels comme les hard-skills vous permettra d’établir un persona. C'est-à-dire, une cible idéale, un candidat parfait pour répondre aux attentes du poste en question.

Avec un bon persona et une scorecard complète qui recense toutes les infos du poste, vous avez tout ce qu’il faut pour avancer d’une case et passer à l’étape suivante : établir votre stratégie de sourcing.

Mais pour être dans ces bonnes conditions, même en ayant le temps et la technique, ce qu’il faut en priorité, c’est poser les bonnes questions.

3. Poser les bonnes questions

Qu’elles s’adressent au manager N+1 de la future recrue, à un collaborateur proche ou une personne exerçant la même profession, il faut réussir à poser les bonnes questions pour obtenir les infos dont vous aurez besoin. Ces questions vont vous permettre de saisir des informations sur la vie au travail, sur les compétences nécessaires ou encore les défis de ce job.

Elles sont indispensables, car sans elles, vous ne comprendrez pas réellement ce que recherche votre client et son équipe.

La fiche de poste n’est pas un brief.

Connaître une liste de missions ou savoir qu’ils sont à la recherche d’une personne “dynamique et volontaire” n’en dit pas plus. Cela revient à utiliser des adjectifs plats et sans valeurs. Et là, on parle style d’écriture et je vous invite à vous renseigner sur l'importance de l'écriture dans le recrutement.

Ce sont de vrais éléments de contexte dont vous avez besoin.

Par exemple, si vous recrutez un commercial, cherchez à connaître la durée des cycles de ventes de l’entreprise, le montant des paniers d’achats et  les interlocuteurs impliqués pendant les négociations. Vos candidats commerciaux pourront alors se projeter en poste.

Et vous comparerez plus facilement leurs expériences précédentes au poste en question pour une évaluation pragmatique de leurs compétences.

4. Comprendre avec qui vous faites un brief

Le brief est aussi l’occasion de comprendre avec qui votre future recrue va travailler.

Ne négligez pas l’occasion d’apprendre à connaître le manager ou votre client et de découvrir sa personnalité. Si vous avez l’occasion de prendre quelques minutes pour parler de choses et d’autres, comme de connaître certains de ses passe-temps par exemple.

Si en plus de définir les contours du poste, vous arrivez à cerner la personnalité du futur manager, cela vous permettra de mettre en avant des candidats avec qui “le fit-personnel” va mieux passer. Et une bonne entente, c'est davantage de chances de créer une collaboration durable.

Voilà, vous en savez déjà plus sur le brief et son importance pour faire du recrutement de qualité et surtout, gagner du temps, en faire gagner à votre manager, vos clients, mais aussi, à tous vos candidats.

Si vous souhaitez aller plus loin sur ce sujet, je vous invite à lire cet article du Blog de l’École du Recrutement qui conseille sur la posture à adopter en tant que recruteur face à votre manager opérationnel ou client.

Et pour terminer cet article, je vous propose un Top 10 de nos meilleures questions à poser en brief.

Top 10 de questions à poser en brief

1. Quel est le contexte de ce recrutement ? (remplacement, création de poste, etc.)
2. Qu'est-ce qui a fait échouer les précédents recrutements ?
3. Qu'est-ce qui ferait qu'un candidat pourrait échouer à ce poste ? Ou au contraire, performer ?
4. Y a-t-il un candidat idéal ? Un candidat à éviter ? (chat noir)
5. Un mot clé idéal sur le CV qui est indispensable ?
6. Quel effort sur le salaire êtes-vous prêts à offrir si on trouve un candidat parfait, mais au-dessus du budget ?
7. Quels seraient les objectifs à atteindre dès la première année pour ce candidat ?
8. Si vous aviez une seule question à poser au candidat, laquelle serait-ce ?
9. Quels seraient vos meilleurs créneaux pour rencontrer les candidats ?
10. Que se passe-t-il si je vous envoie un candidat aujourd'hui ?