3 grandes règles pour bien gérer un processus de recrutement

Imaginez que vous êtes en plein déménagement et que vous venez de recevoir vos meubles de cuisine tant attendus !

La bonne nouvelle, c’est qu’ils vont super bien s’adapter à votre nouvel espace de vie et que vous allez enfin reprendre vos marques avec la mention bons petits plats à la clé !

La mauvaise nouvelle, c’est qu’ils sont composés d’une centaine de pièces en bois massif et qu**’aucune notice ni instruction n’a été fourni avec.**

C’est le moment où vous vous dites :

- Mais quelle pièce va correspondre à une autre ?

- Quels outils dois-je utiliser pour m’assurer de la solidité et sécurité de la structure ? Et à quel moment les utiliser ?

- Combien de temps ça va me prendre sachant que j’ai déjà plusieurs fers au feu ?

- Vais-je y arriver seul(e) ?

Et bien c’est un peu comme recruter sans processus de recrutement !

Sans process, il est beaucoup plus difficile d’identifier “les bons candidats, à la bonne place, au bon moment”, de respecter les normes légales ou encore d’éviter des erreurs couteuses.

C’est pourquoi il est important de co-constuire un processus de recrutement et de le déployer de manière à ce qu’il soit efficace et qu’il convienne aussi bien à ceux qui vont contribuer aux campagnes de recrutement qu’aux candidats qualifiés et ciblés pour vos postes.

Mais alors, qu’avons-nous donc dans notre boite à outils de recruteur ?

Règle N°1 : Adapter votre brief de poste au contexte de recrutement

Si c’est votre première fois dans le bricolage ou si vous avez déjà entrepris le montage de meubles similaires mais dans d’autres configurations, vous n’allez pas vous y prendre de la même façon.

Pour le recrutement, c’est la même chose.

L’objectif est d’adapter vos expériences à ce nouveau projet, c’est à dire :

- Vous entourer de personnes ciblées qui vont vous aider à comprendre et à préparer la phase de découverte du poste à pourvoir. Soit auprès d’une personne de l’équipe dirigeante, d’un manager, d’une personne du terrain et/ou d’un recruteur externe.

Réfléchir ensemble à des questions contextuelles

Par exemple :

- dans quel contexte intervient ce recrutement ? (création de poste, remplacement, accroissement d’activité…)

- quel problème essayons nous de résoudre ? (appréhender un nouveau marché, manque d’expertise sur un sujet précis, besoin de renfort…)

- quelles difficultés pouvons nous rencontrer ? (pénurie de talents, manque de temps, secteur concurrentiel…)

- quels seront les interactions quotidiennes à prévoir dans ce poste ?

- quel est le style de management en place ou recherché ?

Puis définir le rôle de la fonction à occuper

Par exemple :

- quels sont les objectifs de l’équipe en place, ceux à venir ? (augmentation du chiffre d'affaires, délivrer un produit plus rapidement, améliorer la communication et la culture de l’entreprise…)

- comment cette personne pourrait-elle contribuer à l’atteinte de ces objectifs ? (clarifier ses responsabilités, sa contribution dans un projet, la part de prise de risque…)

- quel est le niveau d'ancienneté attendu par rapport aux membres de l’équipe ? Pourquoi ?

- quels résultats recherchons nous, sous combien de temps et comment les mesurer ?

- de quoi aura besoin cette personne pour réussir dans son rôle ? (expérience spécifique, trait de personnalités, outils…)

Si vous souhaitez approfondir le sujet, François vous explique les bonnes pratiques du brief du poste dans cet article.

Maintenant que vous savez à peu près comment se compose l’ensemble de votre “plan de travail” à travers ce “croquis”, il est crucial de réaliser des schémas plus détaillés pour vous y retrouver à chaque étape en identifiant outils nécessaires.

Règle numéro 2 : Choisir et déployer les bons outils

Dans le cadre d’une expérience de recrutement (ou de bricolage vous l’avez compris), le choix des outils utilisés est un levier puissant pour tendre vers le résultat que vous recherchez.

Nous allons vous présenter quelques uns d’entre eux:

Le descriptif de poste - peut être comparé à une notice

Ce document à pour vocation de traduire le brief de poste que vous avez réalisé en décrivant les responsabilités, les tâches, les compétences requises pour le poste. Il résume aussi les objectifs à atteindre, les résultats attendus et de préciser la rémunération envisagée, les avantages sociaux, le temps de travail ainsi que les perspectives d’évolutions possibles.

Le fait de l’écrire noir sur blanc peut paraitre fastidieux mais les bénéfices sont certains :

- facilite le déroulement d’un recrutement en se rappelant des informations clés du poste

- clarifie le rôle et les responsabilités auprès du manager, soit le N+1

- aide les candidats à comprendre l’écosystème du poste ainsi que les attendus

- améliore la communication dans la durée

Cet outil est utile lors du lancement d’un recrutement, pendant et mais aussi après.

Le déroulé du parcours de recrutement - peut être comparé à une visseuse de vis fixatrices (Mot compte triple !)

De mon point de vue, il s’agit d’un outil primordial au recrutement dans le sens où il permet de cadrer et sécuriser la marche à suivre d’un recrutement.

L’idée est de déterminer :

- quelles sont les étapes nécessaires pour évaluer convenablement le potentiel recherché ?

- Ex:  1er entretien dédié aux compétences métier; 2nd entretien dédié à la culture d’entreprise; 3ème entretien pour échanger sur la vision stratégique

- qui va réaliser les entretiens ? pendant combien de temps et sous quel format ?

- qui sera dédié à l’évaluation de telles compétences ?

- réalisons nous un cas pratique ?

- a quelle fréquence débrieferons-nous ?

Il est important de bien calibrer le parcours de recrutement pour fiabiliser l’évaluation du candidat, rester objectif et pertinent face aux critères d’évaluation fixés ou encore apporter un maximum de structure et de contenu aux candidats pour qu’ils puissent se projeter.

L’ATS ou plateforme de gestion des candidatures - peut être comparé à un établi

Il s’agit d’un outil de recrutement automatisé qui permet aux entreprises de gérer efficacement le processus de recrutement avec la publication d'offres d'emploi, la collecte et le tri de candidatures, le stockage de rapport des entretiens et des évaluations jusqu’à la formalisation de l’embauche.

Lever, TeamTailor ou encore SmartRecruiter font partie de ces ATS qui, en plus de collecter, stocker, trier, permettent également de réaliser des filtres de recherche dans la base de données, automatiser certaines actions comme la planification des entretiens mais aussi fournir des statistiques et suivis de performance pour adapter certaines étapes de recrutement qui se révèlent être peu efficientes dans la pratique.

Vous allez me dire : c’est toujours possible de ranger ses outils dans une caisse à outils. Et bien oui, c’est pour cette raison que certaines personnes utilisent toujours des reporting sur Excel, pendant que d’autres préfèrent créer des tables de suivi sur Notion. Pour le coup, je ne recommanderai pas cette option aux entreprises sollicitées par une forte demande de recrutement pour des raisons évidentes de volumétries et de qualité.

Avoir de bons outils impactent positivement la réussite d’un recrutement que ça soit dans l’efficacité d’exécution, l’amélioration de la qualité des candidatures ou encore dans la transparence de la communication. Mais ce n’est pas suffisant, l’utilisation de bonnes méthodes d’usage est priomordial.

Règle numéro 3 : Mettre en place une méthodologie

Lors de votre phase d’investigation, un expert vous souligne l’importance d’anticiper le bon grain de votre papier de verre en prévention de l’apparition d’échardes ou d’un manque d’adhérence à un produit.

Il en va de même pour le recrutement, certaines méthodes sont à pratiquer pour viser l’efficience de vos recherches de candidatures intéressantes et intéressées.

Nous allons vous présenter trois méthodes qui nous paraissent essentielles :

Les canaux de recrutement

Il existe différents canaux puissants pour trouver des candidats qualifiés à votre projet. L’important est de cibler les plus pertinents en fonction de votre secteur ou encore de la fonction à recruter.

Posez vous la question suivante : quels sont ses sites web, les forums, les blogs ou encore Slacks préférés des personnes que vous ciblez ?

Pour la diffusion d’annonce et le sourcing, nous pouvons citer parmi eux :

- Les portails d’emplois, tels que Indeed, Welcome to the Jungle ou encore l’Apec

- Les réseaux sociaux, tels que Linkedin, Twitter ou Discord

- Les recruteurs indépendants (coucou, c’est nous !) ou des cabinets de recrutement

- Les évènements de recrutements, tels que des salons d’emploi ou des portes ouvertes en entreprise

- Les cooptations formulées par vos salariés

- Les recrutements internes pour favoriser le levier de la mobilité interne

Il reste nécessaire d'utiliser une combinaison de différents canaux pour atteindre les meilleurs candidats.

La scorecard

Une scorecard d'entretien est utilisée pour évaluer les performances des candidats lors d'un entretien d'embauche. Il permet aux recruteurs et aux managers de noter les réponses des candidats à des questions prédéfinies et de les évaluer sur des critères précis.

En général, une scorecard d'entretien comprend les informations suivantes :

- les critères d'évaluation

- les questions situationnelles et comportementales à poser

- la notation par critère

- un espace commentaire

A l'issue des entretiens, chaque contributeur au recrutement est missionné à évaluer telles compétences et à remplir la scorecard en notant les réponses des candidats, en ajoutant des commentaires pertinents.

Cette méthode facilite la sélection des meilleurs candidats tout comme le coaching/debriefing candidats lors d’un retour positif ou négatif.

Bien entendu, ces critères varient en fonction du poste à pourvoir. L’idéal est de se limiter à 5 critères indispensables pour conserver l’objectivité et ne pas laisser filer des personnes ayant de forts potentiels évolutifs.

Le feedback candidat

De moins en moins de candidats nous notifient ne jamais avoir de retour à leur candidature dans leurs expériences de recrutement. C’est une belle victoire !

Il existe plusieurs bonnes pratiques lorsqu'il s'agit d’apporter des feedbacks aux candidats après un entretien :

- Être réactif pour leur donner l’occasion de se préparer pour la prochaine étape du recrutement ou pour qu’il puisse se dédier pleinement à une autre opportunité

- Être constructif en apportant des commentaires spécifiques sur ce que le candidat a bien fait et moins bien fait pour les aider à progresser

- Être professionnel en les contactant par téléphone ou en planifiant un visio afin de respecter le temps qui a été consacré et leur implication.

Et le tour est joué, vous avez votre manuel d’instruction en main et vous pouvez passer à l’action !

Il est probable que dans la pratique votre “niveau à bulle” (mot compte double) révèlent un déséquilibre lors d’une étape grâce à des remontées d’informations ou l’analyse de KPIs.

Il s’agira de mettre le doigt sur ce qui n’a pas fonctionné correctement : est-ce un manque de réactivité ? de pertinence du cas pratique ? de mise en avant des avantages du poste ?

Le tout est de tester et d’itérer jusqu’à trouver votre nouvelle recrue.

Comme dans le bricolage, il est opportun de soigner “l’étape de finition” en préparant une proposition d’embauche et un parcours d’intégration de qualité pour que l’écosystème du poste soit pérenne et stimulant pour votre nouveau salarié.

En bref, un processus de recrutement bien géré demande beaucoup de préparation, un outillage solide et une méthodologie soignée.

Vous apprécierez d’autant plus votre processus de recrutement plus lorsque les meilleurs talents déménageront vers votre entreprise !