L'onboarding est un processus clé pour assurer la réussite d'un nouveau collaborateur au sein de l'entreprise. Il s'agit d'un ensemble d'actions visant à faciliter l'intégration et l'adaptation des nouvelles recrues dans leur environnement professionnel.

Un onboarding réussi permet non seulement de réduire le turnover des employés, mais également d'améliorer la productivité et l'engagement des collaborateurs.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur l'importance de l'onboarding pour la fidélisation des talents, ainsi que sur les meilleures pratiques à mettre en place pour un processus d'onboarding efficace.

Premières impressions et intégration

La première impression que les nouveaux employés ont de leur employeur peut avoir un impact significatif sur leur engagement et leur motivation. Un processus d'onboarding bien conçu permet de fournir aux nouvelles recrues les informations nécessaires pour mieux comprendre la culture de l'entreprise, ses valeurs et ses attentes.

L’entreprise a un passif, et l’un des objectifs de l’onboarding est de permettre aux nouveaux arrivants d’avoir le même niveau d’information que le reste des équipes pour pouvoir se familiariser avec ce nouvel environnement, mais aussi tisser des relations rapidement avec leurs collègues et créer du lien avec les différentes équipes.

Un autre point important de ce processus d’intégration est le renforcement de la marque employeur : démarrant souvent avant les premiers jours de travail, le processus d’onboarding permet de donner de la visibilité au nouvel embauché, mais surtout de contribuer à rassurer le candidat dans ce nouveau défi. Que ce soit le contenu du poste, les interlocuteurs ou les membres de l’équipes, un processus d’intégration bien ficelé permettra de donner envie à la nouvelle recrue de rester chez vous, et de se projeter dans votre vie d’entreprise.

Les modules de formation

Les programmes de formation et de développement sont essentiels pour aider les nouvelles recrues à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour réussir dans leur nouveau rôle.

Un processus d'onboarding bien conçu commence donc bien avant le premier jour en entreprise : Il doit tout d’abord garantir un lien entre la nouvelle recrue et la société par l’envoi d’informations sur les premiers jours d’intégration, programme des rencontres prévues avec les collègues ou certains interlocuteurs pour créer un premier lien. Il peut aussi être possible de maintenir le lien par mail de manière régulière lorsque la date d’embauche est prévue plusieurs mois en avance pour maintenir la motivation du candidat embauché !

Il est aussi nécessaire d’inclure des programmes de formation et de développement adaptés aux besoins spécifiques de chaque nouvel employé.

Cela permet non seulement de garantir que les nouvelles recrues ont les compétences nécessaires pour réussir, mais également de montrer aux employés que l'entreprise est engagée dans leur développement et leur croissance professionnelle.

L’accompagnement à la prise de fonction

L'accompagnement des nouvelles recrues dans leur prise de fonction est un élément clé d'un processus d'onboarding réussi, voici quelques exemples :

  • La désignation d'un mentor ou d'un parrain pour aider les nouveaux employés à comprendre les différents aspects de leur travail et à naviguer dans leur nouvelle entreprise.
  • La mise en place d'un processus de feedback régulier pour aider les nouvelles recrues à comprendre leurs forces et leurs faiblesses et à s'adapter rapidement à leur nouveau rôle.
  • Création de “promotions de nouveaux arrivants” pour un meilleur partage d’expérience. Cela peut se faire pour des postes similaires pour mutualiser les forces et permettre à chaque nouvel arrivant de partager leur compréhension de leur rôle dans cette nouvelle organisation.

En résumé, un processus d'onboarding bien conçu peut aider à créer une culture d'entreprise positive, à favoriser l'engagement et la productivité des employés, et à réduire le taux de rotation des employés.

Dans la partie suivante de cet article, nous allons nous concentrer sur les étapes clés pour mettre en place un processus d'onboarding efficace.

Comment organiser un bon onboarding candidat ?

Étape 1 : Avant l’arrivée

La préparation avant l'arrivée du nouveau collaborateur est une étape cruciale pour un processus d'onboarding réussi. Cela peut inclure la création d'un guide d'intégration pour les nouveaux employés, la préparation de l'espace de travail et des outils nécessaires, ainsi que l'attribution d'un mentor ou d'un parrain.

Il est également important de communiquer clairement avec les nouvelles recrues sur leur rôle et leurs responsabilités avant leur arrivée, afin qu'ils puissent se préparer en conséquence.

Étape 2 : Les premiers jours

Les premiers jours et semaines au sein de l'entreprise sont cruciaux pour l'intégration des nouvelles recrues.

Il est important de prévoir des activités d'introduction, telles que des présentations de l'entreprise et des collègues, des visites guidées de l'entreprise, ainsi que des séances de formation sur les outils et les processus de l’entreprise.

Il est également important de donner aux nouvelles recrues des tâches et des projets qui les impliquent dès le début, afin qu'ils se sentent impliqués et engagés dans leur travail.

Une autre chose que nous avons observé sur l’onboarding chez nos clients (par exemple chez Brigad ou encore ManoMano), effectuer des sessions collectives d’intégration facilite la transmission d’informations et la création de liens entre nouvelles recrues. L’occasion pour vous de transmettre les mêmes informations à un plus grand nombre de personnes ainsi que les plus essentielles à l’intégration.

Étape 3 : Le suivi

Le suivi et l'évaluation de l'intégration sont des éléments clés d'un processus d'onboarding efficace. Il est important de planifier des entretiens réguliers avec les nouvelles recrues pour évaluer leur progression et leur fournir des feedbacks constructifs. Aucune de vos recrues n’aura le même à priori sur votre onboarding, il faut donc dès le début instaurer des échanges visant à évaluer ce processus, mais aussi à l’améliorer.

Cela permet non seulement de s'assurer que les nouvelles recrues ont les compétences et les connaissances nécessaires pour réussir, mais également de s'assurer que leur intégration se passe bien et qu'ils sont heureux dans leur travail, ce qui une nouvelle fois favorisera la pérennité de cette intégration.

On vous recommande par ailleurs le guide de l’intégration réalisé par Welcome To The Jungle qui est très complet.

Exemples de bonnes pratiques d'onboarding

Même si chaque entreprise est différente et que votre parcours d’onboarding doit d’abord vous ressembler et refléter vos valeurs, voici quelques exemples de bonnes pratiques pouvant aider votre processus d’intégration.

Les programmes de mentoring

Les programmes de mentoring permettent aux nouveaux collaborateurs d'être accompagnés par des collègues plus expérimentés dans l'entreprise. Cela peut aider les nouveaux collaborateurs à mieux comprendre les attentes de l'entreprise, les compétences nécessaires pour réussir dans leur poste et les meilleures pratiques pour s'intégrer dans l'équipe.

En outre, cela peut également aider à établir des liens plus solides entre les membres de l'équipe, renforcer la cohésion et augmenter la confiance des nouveaux collaborateurs.

Il convient donc en amont de trouver les personnes volontaires et compétentes pour faire partie du programme de mentoring, car un mauvais accompagnement peut avoir l’effet inverse de vos attentes. On vous invite à identifier les vrais ambassadeurs de vos valeurs et de votre entreprise en priorité.

Les journées d'intégration

Les journées d'intégration permettent aux nouveaux collaborateurs de se familiariser avec l'entreprise et de rencontrer leurs collègues dans une configuration un peu moins formelle.

Ces journées peuvent comprendre des présentations sur l'histoire de l'entreprise, ses objectifs et ses valeurs, ainsi que des activités de team building pour aider les nouveaux collaborateurs à se sentir à l'aise au sein de l'équipe.

Les journées d'intégration peuvent également inclure une visite de l'entreprise et des différentes divisions ou départements, afin de donner aux nouveaux collaborateurs une vue d'ensemble de l'organisation.

Voici un exemple de journée d’intégration mise en place par un de nos clients lors de sa phase d’hypercroissance :

  • Une heure d'intégration dans une salle dédiée pour l'explication de ce que fait la société plus en détails, ainsi que la transmission d’informations importantes pour les premiers jours, mais aussi sur les rituels d’entreprise.
  • Deux jours intensifs où les nouvelles recrues rencontrent les différents décideurs et managers, avec des temps dédiés à la configuration des outils et des différents accès (messageries, outils spécifiques, identifiants d’entreprises).
  • 2 semaines d'accompagnement avec un tuteur avec des formations et des documents prévus pour réussir (ex: un playbook pour permettre de traiter les objections des clients lors d’entretiens de vente), “shadowing” avec des collaborateurs expérimentés (accompagnement en binôme durant leurs activités), écoute d’entretiens de ventes pour les commerciaux, et bien d’autres.

Les ressources et supports de formation

Les ressources et les supports de formation permettent aux nouveaux collaborateurs de se former à leur rythme et de renforcer leurs compétences. Chez Les Nouvelles Recrues nous avons conçu un support de formation ludique, avec un suivi de chaque module et de chacun de nos outils. La nouvelle recrue peut ainsi avoir une vision globale de son avancée et faciliter sa compréhension de notre environnement.

Ces supports peuvent inclure des manuels d'utilisation, des vidéos de formation, des guides pratiques, des tutoriels et cours de formation en ligne. En proposant ces ressources dès le début, les nouveaux collaborateurs peuvent se sentir plus à l'aise et plus confiants dans leur capacité à réussir dans leur poste. De plus, cela peut également aider à réduire le temps nécessaire pour que les nouveaux collaborateurs deviennent opérationnels.

De plus, en proposant des programmes de formation, des journées d'intégration et des ressources de soutien, les entreprises peuvent renforcer leur engagement envers leurs employés, et ainsi améliorer leur taux de rétention.

Cependant, chaque entreprise a des besoins différents en matière d'onboarding, en fonction de sa culture, de son secteur d'activité, de la taille de l'entreprise, etc. Il est donc important de développer un processus d'intégration adapté aux besoins spécifiques de l'entreprise et de ses collaborateurs.

Il est aussi important d’ajuster ce processus en demandant un feedback permanent aux personnes qui en ont bénéficié. Chaque collaborateur aura des besoins en accompagnement différents, il s’agira donc d’adapter le processus d’onboarding pour qu’il puisse satisfaire la demande globale, en s’assurant que les supports de formation supplémentaires ainsi que les parties personnalisables de l’accompagnement satisfassent le plus grand nombre.

N’oubliez pas : il est toujours possible de faire mieux.

Si vous voulez d’autant plus vous assurer de l’importance d’un bon onboarding pour éviter que votre nouvelle recrue parte à la concurrence, vous pouvez découvrir notre article sur le coût d’un recrutement pour se rappeler à quel point c’est précieux de le réussir.

En investissant dans leur processus d'intégration, les entreprises peuvent non seulement créer des environnements de travail plus inclusifs et accueillants, mais aussi accroître leur compétitivité sur le marché en attirant les meilleurs talents disponibles.

Pour finir, n**’oublions pas la notion de marque employeur :** plus le chemin que réaliserons vos salariés sera bien ficelé, plus ils diront du bien de vous à leur réseau (et pour certains anciens salariés, cela peut aussi être un appel à revenir travailler pour vous).

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