L’activité de recrutement a pour vocation d’attirer, évaluer et embaucher des talents. C’est un investissement indispensable pour la pérennité de la performance d’une entreprise. Dans son entièreté, le processus de recrutement peut-être plus ou moins long et difficile à réaliser. C’est pourquoi il est important d’anticiper le budget qu’il représente afin d’activer des leviers pour réduire son coût.

Le coût de recrutement englobe les dépenses engagées par une entreprise pour embaucher une personne aux compétences adaptées à un poste.

Optimiser les coûts de recrutement est essentiel pour l’entreprise, car des coûts de recrutement élevés peuvent affecter les marges bénéficiaires, réduire la trésorerie disponible pour les investissements futurs et affaiblir la compétitivité de l'entreprise. Un cout très élevé est parfois synonyme d’une mauvaise gestion budgétaire, mais c’est aussi lié à grand nombre de recrutements ratés !

Dans cet article, nous allons explorer les différents coûts de recrutement auxquels les entreprises sont confrontées et les stratégies efficaces pour optimiser ces coûts.

Analyser ses coûts de recrutement

Lorsqu'il s'agit de recruter de nouveaux talents, les entreprises doivent être conscientes des différents coûts de recrutement auxquels elles sont confrontées. Pour cela, il est nécessaire de reprendre chaque étape de son processus de recrutement, d’identifier les outils utilisés ainsi que les personnes engagées dans le process dans le but de définir le temps qui est alloué au recrutement.

Les coûts directs du recrutement

Nous parlons ici des dépenses liées directement au processus de recrutement d'un nouveau talent.

Les dépenses peuvent inclure :

  • les frais de diffusion d’annonces d’emploi sur des plateformes payantes
  • les abonnements aux outils et logiciels métiers
  • la souscription à des tests psychotechniques / compétences / personnalité
  • les frais de participation à des salons ou forum d’emploi
  • les salaires des recruteurs internes
  • les honoraires des prestataires externes du recrutement
  • la différence de salaire entre celui de nouvelle personne recrutée et celui de son prédécesseur
  • le temps humain alloué par l’équipe projet d’un recrutement au prorata du temps qu’il a fallu pour mener à bien l’embauche d’une nouvelle recrue

Dans le contexte de pénurie de talent que nous connaissons, la part la plus importante d’un coût direct de recrutement est liée au sourcing, c’est à dire à l’identification de candidats ciblés.

Les coûts indirects du recrutement

Cette fois-ci, il s’agit d’apprécier les dépenses cachées qui peuvent être ignorées lors du lancement d’un recrutement.

Nous faisons référence :

  • aux coûts de formation d’une nouvelle recrue moins expérimentée que la personne à remplacer
  • à la période d’onboarding du nouveau salarié qui correspond à la période de transition avant qu’il soit opérationnel et productif sur son poste
  • aux frais de l’ensemble du matériel nécessaire au salarié
  • à la perte de temps et d’argent en cas de départ rapide d’un nouveau talent
  • à la réduction de la productivité des personnes impliquées dans un processus de recrutement très long
  • aux démarches et déclarations liées à l’embauche

Pour analyser efficacement vos coûts, demandez-vous ce qui est fait lors du lancement d’un recrutement, mais aussi pendant et après.

En comprenant vos coûts directs et indirects, vous êtes en capacité d’avoir un impact sur vos dépenses.Ainsi, vous serez en mesure de vous projeter sur votre cout global d’un recrutement en faisant l’addition de vos dépenses puis en réalisant ce calcul :

Coût du recrutement = dépenses en recrutement / nombre de recrutements réalisés sur une période donnée

Et parce que ça serait trop simple sinon, il est à prévoir que vos coûts de recrutements moyens évolueront considérablement en fonction des recrutements réalisés. Les raisons sont que ce ne sont pas les mêmes compétences recherchées, donc ce n’est pas la même difficulté de recrutement. Sans oublier que le nombre de candidats requis peut être plus important dans en fonction du poste recruté. Ex: il y a très souvent plus de besoins de recrutements pour une équipe commerciale que sur un poste de Directeur Financier.

Mettre en place des stratégies d’optimisation des coûts de recrutement

Dans le monde des affaires que nous connaissons aujourd’hui, la réduction des coûts est une priorité pour de nombreuses entreprises. Il existe plusieurs stratégies que les entreprises peuvent utiliser pour réduire les coûts de recrutement tout en attirant et en retenant des talents de qualité.

Améliorer vos processus de recrutement

Dites bonjour à l'automatisation

L'automatisation du processus de recrutement peut réduire les coûts de personnel, améliorer la réactivité des interactions, réduire les erreurs humaines (comme planifier un entretien le 13 du mois suivant) tout en améliorant l'efficacité du recrutement. Les logiciels de suivi des candidatures (ATS) sont de plus en plus utilisés pour automatiser les tâches de recrutement, telles que la collecte de candidatures, la sélection des candidats et la planification des entretiens.

Consolider son vivier candidat

La création d'un vivier de talents peut aider les entreprises à réduire les coûts de recrutement à long terme en leur permettant d'anticiper leurs besoins de recrutement à venir. Rappelons-nous que la part la plus importante des dépenses de recrutement est liée au sourcing. C’est un bon réflexe de recueillir des informations sur les candidats potentiels sur une durée de deux ans pour réactiver ses contacts le moment où un nouveau besoin de recrutement apparait.

Améliorer l’expérience de vos candidats

Une expérience candidat soignée et réfléchie se fera ressentir auprès des meilleurs talents. C’est un levier très puissant pour attirer et à retenir les meilleurs talents en plus de réduire les coûts. Les entreprises peuvent offrir une expérience personnalisée et adaptée aux besoins des candidats en utilisant des vidéos qui mettent en scène les équipes métiers pour faciliter la compréhension business et la culture d’entreprise en une seule prise de vidéo.

Initier un programme de cooptation si ce n’est pas fait

Activer les références de vos collaborateurs est un moyen efficace de trouver des candidats qualifiés tout en réduisant les coûts. En plus de réduire le temps et les coûts associés au processus de recrutement, la cooptation favorise une meilleure intégration du candidat qui aura déjà des points de repères en interne. En contrepartie, l’entreprise récompense la référence par une prime de recommandation pour encourager les références de collaborateurs.

Selon cadremploi, en moyenne la prime de cooptation varie entre 500 euros et 2 000 euros.

Mesurer et suivre les coûts de recrutement

Cette étape est cruciale pour tout employeur cherchant à réduire ses dépenses. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place des outils de mesure des coûts de recrutement afin d'avoir une vue globale des dépenses engagées dans le processus de recrutement.

Il existe plusieurs façons de mesurer les coûts de recrutement, parmi lesquelles le coût par candidat, le coût par embauche, le coût par source de candidature et le temps moyen pour embaucher. En utilisant ces mesures, il est possible d'identifier les étapes du processus de recrutement qui sont les plus coûteuses et les moins efficaces.

Une fois que les coûts de recrutement ont été mesurés, il convient de les suivre et d'analyser les résultats pour déterminer les ajustements nécessaires. Si les coûts sont supérieurs à ce qui était prévu, il peut être nécessaire de revoir certaines étapes du processus de recrutement ou de chercher de nouvelles sources de candidatures moins onéreuses.

Une autre piste de réflexion est d’examiner les résultats des recrutements passés pour déterminer les sources de candidatures les plus efficaces et les moins coûteuses. Cela permettra de concentrer les efforts de recrutement sur les sources les plus rentables et de réduire les coûts à long terme.

Se renseigner sur les aides à l’embauche

Les aides à l'embauche à destination des entreprises sont des dispositifs misent en place par le gouvernement pour encourager l'emploi et lutter contre le chômage. Ces aides prennent généralement la forme de subventions, d'exonérations fiscales ou d'autres types d'incitations financières pour les entreprises qui recrutent.

Les subventions à l'embauche

Les subventions à l'embauche sont des aides financières accordées aux entreprises pour encourager la création d'emplois. Ces subventions peuvent être versées sous forme de prime à l'embauche ou de soutien financier pour la formation des nouveaux employés. Elles peuvent être attribuées à des entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs d'activité, mais les critères d'éligibilité varient d'un pays à l'autre.Parmi les subventions intervant dans une démarche de discrimination positive à l’embauche, nous citerons :

Aide à l’embauche des emplois francs (QPV)

Ce dispositif permet à un employeur de bénéficier d'une aide lorsqu'il embauche un habitant résidant dans un Quartier Prioritaire de la politique de la Ville.La subvention est de :

  • 5 000 € par an, dans la limite de trois ans, pour un recrutement en CDI
  • 2 500 € par an, dans la limite de deux ans, pour un recrutement en CDD d'au moins six mois.

Pour en savoir plus sur l'aide à l’embauche des emplois francs

Aide exceptionnelle pour l’embauche d’alternants

Cette subvention est accordée aux employeurs qui recrutent des alternants. Cette aide est prolongée à minima jusqu’au 31 décembre 2023. Elle vise à faciliter l'entrée dans la vie active des jeunes particulièrement touchés par les conséquences de la crise sanitaire.

Cette aide s’élève à 6 000 € uniquement la première année du contrat.A noter que les conditions éligibilités sont différentes en fonction de la nature du contrat.

Pour en savoir sur l’aide pour les contrats d’apprentissages

Pour en savoir sur l’aide pour les contrats de professionnalisation

Aide à l'embauche de personnes handicapées

Il existe différentes aides à l'embauche de personnes en situation de handicap.

Cela se traduit pas une subvention dédiée à l'accueil, à l'intégration et à l'évolution professionnelle des personnes handicapées en CDI (environ 3 000€).D’autres subventions sont actionnables dans le cas d’un recrutement d’une personne en situation de handicap pour un contrat d’alternance (environ 4 000 € cumulable avec d’autres aides) ou encore pour un CDD “tremplin” qui favorise leur transition et leur insertion professionnelle (jusqu’à 10 000€).

Pour en savoir plus sur l’aide à l’embauche de personnes handicapées

Les exonérations fiscales

Les exonérations fiscales sont une autre forme d'aide à l'embauche. Elles consistent en une réduction ou une exemption de certaines charges sociales ou fiscales pour les entreprises qui recrutent et qui répondent à certaines conditions.

Réduction générale des cotisations patronales

Elles sont connues sous le nom de réduction Fillon. Cette exonération concerne tous les salariés dont la rémunération est inférieure à 1,6 Smic, donc à ne pas négliger si vous recruté sur des postes à temps partiel.

L'entreprise bénéficie d'une réduction des cotisations et contributions patronales pour ce qui est couvert par l’URSSAF. Ex : assurance maladie-maternité, assurances vieillesse, invalidité et décès, retraite complémentaires ou encore accident de travail.

Pour aller plus loin sur la réduction Fillon

Exonération de charges patronales entreprises

Elles concernent les entreprises situées en zone de revitalisation rurale (ZRR).

Ces entreprises peuvent bénéficier d’exonération de charges patronales pendant un an pour les recrutements qu'elles réalisent et ce jusqu'au 49ème salarié.

Les contrats de travail peut être en CDI et CDD (si supérieur à 12 mois sur un motif d’accroissement temporaire d’activité), qu’ils soient à temps plein ou temps partiel.

Pour aller plus loin sur l’embauche dans le ZRR

Ainsi, plusieurs aides à l'embauche sont misent en place par le gouvernement de soutenir ce qui peut être un levier supplémentaire pour réduire les coûts liés au recrutement. Cependant, il est important de vérifier les critères d'éligibilité et les conditions d'attribution de ces aides avant de les solliciter.

En conclusion, l’activité de recrutement est une étape importante pour toute entreprise souhaitant maintenir ses performances à long terme. Cependant, le recrutement peut être coûteux et pour réduire les dépenses associées, la première étape est de comprendre les coûts directs et indirects liés à leur processus de recrutement. Ensuite, il convient de l’optimiser les coûts en fonction des réalisations de recrutement en cours et antérieures afin d’adapter le processus de recrutement pour plus d’efficacité. Cela peut inclure la mise en place de stratégies de sourcing efficaces, la formation des recruteurs internes ou encore l’automatisation de certaines tâches. En conséquence, une entreprise qui réussit à optimiser son processus de recrutement est susceptible de réaliser des économies importantes tout en améliorant la qualité de ses nouveaux employés.

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