L’importance d’impliquer ses managers pour le succès du recrutement

Le recrutement n’est pas une science exacte et il y a de nombreuses choses qu’on ne peut pas prévoir.

Mais il y a des actions à mettre en place pour éviter les mauvaises surprises, en particulier lors de la relation entre recruteur et hiring-manager.

Car si trouver le candidat idéal est le rôle du recruteur, cela reste un travail en équipe impliquant managers et/ou décideurs de votre entreprise ou de l’équipe interne de votre client. Et si ces personnes ne sont pas impliquées à juste titre au bon déroulement d’un recrutement, alors vos chances de succès en tant que recruteur s’amenuisent grandement, et inéluctablement, la stabilité de votre entreprise.

Voici quelques conseils pour améliorer cette relation et impliquer vos hiring-manager tout au long des processus de recrutement.

Le rôle des hiring-manager

Qui est impliqué dans le recrutement ?

Que l’on soit en cabinet de recrutement ou bien Talent Acquisition en entreprise, la définition du hiring-manager est assez vague. En principe, c’est celui ou celle qui émet un besoin en recrutement pour son équipe et qui sera en charge de manager le futur talent recruté.

Mais dans certains cas, ce n’est pas toujours le manager direct qui fait une demande de recrutement pour son équipe, le besoin vient parfois de plus haut lorsque c’est la direction qui en fait la demande.

On se retrouve alors avec d’un côté le manager et de l’autre l’émetteur du besoin (CEO ou DG par exemple). Et chacun ont leur mot à dire sur le profil recherché lors du brief de poste.

Chez beaucoup de nos clients start-up, les processus de recrutement impliquent parfois plusieurs décideurs :

• le manager direct
• 1 ou plusieurs membres de la direction et co-fondateurs
• des managers d’autres services qui auront de nombreuses interactions avec la personne recrutée
• et parfois, des personnes exerçant la même fonction en interne mais avec plus de séniorité (qui ont un regard objectif sur la personne à recruter)

On se retrouve alors avec différentes parties-prenantes, toutes impliquées dans les entretiens et avec une part de décision à prendre quant au choix du candidat à recruter.

Dans ces situations-là, il faut réussir à aligner tout le monde autour d’une scorecard de poste et d’un profil type à recruter.

Quels sont leurs rôles ?

L’évaluation des critères est répartie de manière à structurer le processus de recrutement et à valider toutes les compétences nécessaires pour le succès du poste via des entretiens structurés.

C’est donc au moment du brief de démarrage que vous aurez connaissances de votre équipe de recrutement (ceux qui seront impliqués) et du rôle qu’ils auront à jouer.

Quel est leur impact sur le recrutement ?

• s’assurer de la compréhension du poste et des valeurs de l’entreprise par le candidat lors des échanges
• être garants la marque employeur via l’image renvoyée au candidat par les managers lors des entretiens
• offrir une bonne expérience candidat par la posture qui est adoptée par le hiring-manager ou les autres “stakeholders” du poste
• améliorer le time-to-hire (ou time-to-fill) par leur disponibilité et leur réactivité entre et à chaque étapes du processus de recrutement
• augmenter la pertinence du recrutement en prenant part sérieusement aux entretiens et en faisant des évaluations objectives
• comprendre la motivation des candidats et les chances qu’ils acceptent l’offre finale

Le succès d’un recrutement ne repose donc pas uniquement sur les compétences du chargé de recrutement. Et l’une des responsabilités de ce dernier est de tenir impliqué ses hiring-manager et toute autre personne qui participe au recrutement pour éviter de perdre des candidats en route ou de renvoyer une mauvaise image d’entreprise en externe.

La marque employeur se dégrade plus vite qu’elle ne s’améliore.

Les difficultés pour le recruteur ?

Mais quelles sont les difficultés auxquelles les recruteurs sont confrontés pour tenir leurs hiring-manager impliqués dans les recrutements ?

• le manque de temps (souvenez vous qu’ils participent aux recrutement en parallèle de leurs vraies misions)
• ceux qui sous-estiment l’importance du recrutement
• certains qui pensent que ce n’est pas leur rôle
• d’autres qui manquent de connaissances et de formation en recrutement
• et enfin, les derniers qui ne sont pas alignés sur les besoins du poste

Ça représente beaucoup de risques alors que le recrutement n’est déjà pas une science exacte.

C’est là tout l’enjeux de former ses managers et de les impliquer par diverses méthodes.

Les conseils pour impliquer ses managers

Le brief de poste

Souvenez-vous de notre premier article sur le brief de poste. Il est important d’accepter de perdre du temps au début d’un recrutement pour en gagner plus tard.

Et la première action à mettre en place dans tous vos recrutements et avec vos managers est de prendre ce temps, suffisamment long et dédié à la compréhension du besoin. Faites-le pour vous afin de cibler les candidats pertinents. Mais aussi pour être phase avec votre hiring-manager et pour aligner chaque partie prenante autour d’un besoin unique pour éviter les écarts lors de l’évaluation des candidats et les prises de décisions.

Conseil pour le brief de poste : aidez vous d’une scorecard de poste pour structurer chaque information, chaque critère et les différentes étapes du processus de recrutement.

Challenger les besoins

À ce stade, votre rôle en tant que recruteur n’est pas seulement de prendre un besoin mais aussi de challenger le hiring-manager sur ses attentes (afin qu’il se pose les bonnes questions sur son besoin).

Mais ça ne s’arrête pas là, il faut également faire un peu d’éducation sur ce qui est réellement un besoin et sur ce qui est un besoin réaliste.

Il y a des critères qui ne sont pas directement liés à l’emploi et beaucoup trop subjectifs dont voici quelques exemples :

• “je veux un top école de commerce” (les meilleurs profils ne sortent pas tous d’HEC)
• “je veux 8 ans d’expérience minimum” (lorsqu’il s’agit d’un poste junior ou d’une technologie qui existe sur le marché depuis 5 ans)
• “je veux une tête bien faite” (il va falloir leur demander d’argumenter plus que ça)

Votre rôle est donc de cadrer le besoin de vos managers autour de critères objectifs afin de créer un besoin existant et réaliste. Sans cela, vous risquez non pas de partir dans la mauvaise direction mais de partir à la recherche de quelque chose qui n’existe tout simplement pas.

Sensibiliser aux enjeux du recrutement

En tant que recruteur, c’est aussi votre rôle d’éduquer vos managers, vos clients internes et chaque personne qui sera impliquée dans un processus aux enjeux du recrutement. Ils n’ont pas le même niveau de connaissance que vous, ça reste votre métier.

Si leur manque de temps ou d’autres facteurs viennent les éloigner de cet objectif, argumentez des façons suivantes :

• le recrutement est la pierre angulaire de la croissance et de la réussite d’une entreprise (pas de recrutement, pas de croissance)
• “aujourd’hui, il y a une pénurie de candidats, si ont ne se dépêche pas, ils seront recrutés ailleurs, voire par nos concurrents”

Pensez aussi à imposer des limites dans la longueur du processus et des étapes de recrutement. Un processus trop long risque de vous faire perdre des candidats.

Car s’il existe une fausse idée pourtant encore bien répandue : on ne mesure pas la motivation d’un candidat au nombre d’entretien qu’il est prêt à passer.

Et il existe encore trop de processus de recrutement en 8 étapes (5 entretiens, cas pratique, prises de références, etc.). C’est beaucoup trop surtout pour des profils juniors et il doit y avoir un juste milieu entre l’importance de valider certains aspects et celui de proposer une expérience de recrutement “humaine” et fidèle aux valeurs de votre entreprise.

Former aux bonnes pratiques

Le recrutement c’est beaucoup de bonnes pratiques à adopter et de mauvaises à éviter. On a vite fait de provoquer un impact négatif et significatif sur l’image de marque ou l’expérience candidat avec une petite erreur.

À votre tour d’être acteur de la formation de vos différentes parties prenantes sur :

• la posture qu’ils doivent adopter lors d’un entretien : le but d’un entretien n’est plus, comme il y a 30 ans, de déstabiliser un candidat pour voir ce qu’il a dans le ventre. Si certains de vos managers pensent le contraire : drapeau rouge ! Ce n’est pas une bonne pratique.
• l’objectif de l’entretien : si vous ne définissez pas un objectif, ils le feront eux-mêmes. Et cet objectif sera personnel et pas forcément aligné sur le besoin en recrutement pour l’équipe et l’entreprise. À vous de définir l’objectif et de cadrer l’entretien (les critères à évaluer et les questions à poser pour les évaluer correctement) pour éviter des entretiens “doublons”.

Notre top 6 de conseils pour impliquer vos hiring-managers

Pour finir, voici une liste de conseils et bonnes pratiques pour impliquer vos hiring-managers aux recrutements :

1. organisez une communication instantanée via un outil comme Slack avec des canaux dédiés pour chaque poste
2. demandez l’accès aux agendas de vos managers et planifiez vous-mêmes les entretiens sur leurs créneaux disponibles
3. réservez un créneau de 15 minutes dans l’agenda de vos managers après les entretiens pour la rédaction des feedbacks (par écrit ou bien de vive voix si votre emploi du temps le permet)
4. centralisez les connaissances pour chaque besoin (scorecard de poste) dans un outil collaboratif comme Notion
5. proposez un modèle de feedback pour faciliter ce travail de rédaction et guider vos managers autours des points clés de l’évaluation
6. Répartissez l’évaluation des différentes compétences et des critères pour éviter qu’un candidat réponde deux fois aux mêmes questions ou qu’il ait l’impression de passer des entretiens similaires

En tant que recruteurs, nous devons travailler sur cette collaboration avec nos décideurs et hiring-managers pour réduire notre time-to-hire et augmenter nos chances de closer les postes à pourvoir.

Au final, que faut-il retenir pour améliorer ces relations entre recruteur et hiring-manager ?

• c’est à nous recruteurs d’être acteur de cette relation par des initiatives concrètes
• ne pas avoir peur de la relance car il vaut mieux déranger un manager occupé plutôt que perdre le candidat idéal
• garder en tête que le recrutement des talents est à la base du succès de toute entreprise

Et puis, c’est quand même plus agréable de travailler avec des personnes impliquées non ?