La fiche de poste : le meilleur outil du recruteur

Pour recruter efficacement les meilleurs talents, il ne suffit pas d’être le meilleur chasseur de tête. Il faut avoir de bons outils qui vous accompagnent tout au long de vos processus de recrutement.

A l’unanimité au sein de notre collectif de recruteurs, l’outil le plus important est sans nulle doute la fiche de poste.

Et en plus, c’est un outil de recrutement gratuit et facile à construire in-house. C’est ce qu’on vous montre aujourd’hui avec une petite surprise à la fin de cet article 🎁

Qu’est-ce qu'une fiche de poste ?

La première chose à savoir, c’est de ne pas confondre annonce d'emploi et fiche de poste. L'annonce d'emploi, c’est votre annonce publique, publiée sur les jobboards et qui doit donner envie aux candidats de postuler chez vous.

La fiche de poste, c’est le cahier des charges de votre besoin en recrutement. C’est ce qui cadre votre besoin, votre sourcing candidats et vos entretiens. Elle vous accompagne de A à Z dans vos recrutements et vous permet d’aller dans la bonne direction. On peut dire que c’est la boussole du recruteur 🧭.

Une bonne fiche de poste doit donc vous permettre :

• d’identifier les enjeux d’un poste
• de définir le persona candidat
• de définir les critères d’emplois liés au poste et de structurer vos entretiens
• de construire une scorecard permettant d'évaluer les candidats durant le processus de recrutement
• de cadrer votre argumentaire visant à convaincre les candidats de vous rejoindre
• de communiquer efficacement sur les étapes du processus avec vos candidats
• et enfin, d’avoir toutes les informations pour closer et faire une proposition d’embauche

Avec qui ?

Une fiche de de poste ne se construit pas seul lorsqu’on est recruteur. Elle se construit avec le porteur du besoin, que ce soit votre client ou le hiring-manager du poste.

Si vous êtes recruteur, c’est une erreur que de penser que vous pouvez la construire seul.

Avoir une bonne connaissance d’un poste ne signifie pas que vous avez toutes les infos pour le faire :

• d’une part, les missions d’un poste peuvent varier d’une entreprise à l’autre
• d’autre part, la fiche de poste permet de récolter des informations spécifiques au besoin de l’entreprise : les enjeux du poste, les objectifs à atteindre, la personnalité des managers, le leadership, les culture et valeurs de l’entreprise, le processus de recrutement

Vous avez peut-être déjà recruté 30 ou 40 Business Developper dans votre carrière mais pour un nouveau besoin, vous devez connaître les informations spécifiques à l’entreprise :

• nombre de calls par jour, interlocuteurs, objections, solutions ou produits concurrents, etc.

Recruter une commercial chez Skello, ce n’est pas comme recruter chez Brigad.

Quand la construire ?

La fiche de poste, c’est la toute première étape de votre processus de recrutement. C’est l’outil qui permet de centraliser toutes les informations du brief de poste avec le client ou hiring-manager. C’est donc au moment de la prise de besoin qu’il faut compléter votre fiche de poste.

Mais pas que, vous pouvez également interroger d’autres interlocuteurs qui vous permettront d’obtenir davantage d’informations pour régler votre boussole :

• un profil similaire de l’entreprise pour comprendre son quotidien
• un profil transverse qui travaillera quotidiennement avec la personne à recruter pour comprendre leurs futures interactions
• un des fondateurs ou dirigeant de l’entreprise qui apportera une touche supplémentaire liée à la vision de l’entreprise

Comment construire sa fichede poste ?

Vous le savez maintenant, la fiche de poste doit être vue comme un cahier des charges de votre recrutement et comporter tous les éléments du poste, qu’ils soient liés à la rémunération, aux avantages, missions, enjeux ou encore, à l’équipe et au management.

Il n’y a pas un modèle de fiche de poste idéal. Chacun la construit selon ses besoin, le tout étant d’avoir un outil complet qui vous permet d’avoir une vision 360 du besoin.

L’entreprise, la 1ʳᵉ étape du pitch

Première section de votre fiche de poste, les informations sur l’entreprise ou votre client.

Avec notamment :

• les chiffres clés : date de création, effectif total, chiffre d’affaires, etc.
• la culture et les valeurs, évènements d’entreprise, etc.
• les produits et services, leurs avantages versus la concurrence, les principaux concurrents, le persona des clients, utilisateurs, etc.

Essayez aussi de comprendre l’histoire derrière l’entreprise. Comment est née l’idée, quelle est la volonté ou la mission que cherche à atteindre ses fondateurs. L’objectif étant d’être en mesure de faire du storytelling en cours d’entretien.

Le début d’un bon discours de recruteur commence par un super pitch sur le client.

Forcément, cette section n’a pas besoin d’apparaître dans vos fiches de postes si vous êtes recruteur ou Talent Manager en interne car vous connaissez l’histoire et les informations de votre entreprise.

Par contre, lorsque vous travaillez en cabinet de recrutement ou que vous êtes recruteur indépendant ou en collectif, cette section doit figurer au début de votre fiche de poste pour comprendre vos nouveaux clients.

Bien connaître son client est primordial pour convaincre vos candidats. Cette première section de votre fiche de poste doit vous permettre de lister des arguments de vente (et oui, nous les recruteurs sommes un peu des commerciaux).

L’équipe et l’environnement : pour que vos candidats se projettent

Dans cette seconde partie, centralisez toutes les informations relatives au fonctionnement interne :

• qui sera le manager direct sur ce poste, sa personnalité, son style de management, etc.
• quelques infos sur la direction, au dessus du manager, (N+2, N+2).
• la composition de l’équipe au complet, qui ils sont, comment ils fonctionnent, etc.
• les autres équipes ou BU internes avec qui votre futur candidat aura des interactions régulières
• et pourquoi pas, les interlocuteurs externes (client, fournisseur, partenaires).

Si vous souhaitez pousser les infos de contexte au maximum, cherchez à savoir comment ça se passe au quotidien :

• le candidat sera-t-il en open-space ou en bureaux fermés ?
• la localisation des bureaux et les transports en communs à proximité
• les déplacements qui seront prévus dans le cadre des besoins du poste
• les endroits pour se restaurer à proximité pour la pause déjeuner
• les évènements d’entreprise comme les séminaires, les différentes sorties en équipe, etc.

Vous devez donner un maximum d’informations à vos candidats qui vont leur permettre de se projeter.

Plus ils seront où ils vont potentiellement mettre les pieds, mieux ce sera pour vous :

• cela va dissuader des candidats qui se rendront  compte que ce que vous proposez ne leur correspond pas, mais mieux vaut maintenant qu’en période d’essai
• ou alors, cela va persuader les bons candidats de vous rejoindre, et la c’est le top !

Car n’oublions pas que le but d’un recruteur, c’est de trouver les talents idéaux pour son entreprise.

Rémunération et avantages : la contrepartie pour le candidat

Dans cette partie-là, centralisez toute l’information concernant la contrepartie pour le candidat.

• la rémunération fixe et variable (et comment s’obtient le variable, cette question est régulièrement posée, surtout par les commerciaux).
• les autres avantages liés à la rémunération (BSPCE, participation aux bénéfices, etc.).
• le télétravail et autres avantages (comme un abonnement à une salle de sport, un CE, etc.).

Plus les à-côtés du poste (qui ne sont pas des avantages) : a participation aux transports, les titres restaurants, la mutuelle, etc.

Enfin, pensez également aux infos contractuelles : type de contrat, durée de la période d’essai et condition de renouvellement, RTT et congés payés, etc.

Le contexte : pourquoi on recrute ?

Pour quelle raison votre client recrute une nouvelle personne ? Est-ce qu’il s’agit d’une création de poste ou d’un remplacement, et s’il s’agit d’un remplacement, quelle est la raison du départ du précédent collaborateur ?

Enjeux : la raison d’être du poste et du recrutement

Quand on parle d’enjeux, on parle aussi d’objectifs. C’est la ou les raisons d’être du poste, ce que le candidat devra réaliser pour que son poste soit un succès pour lui et son entreprise.

Essayez donc de lister un maximum d’enjeux. Demandez à votre hiring-manager ce qu’il souhaite réaliser via ce recrutement, sur différentes périodes (6 mois, 1 an, 3 ans).

Les enjeux se traduisent donc par des réalisations concrètes mesurées par des résultats ou des changements précis dans l’entreprise.

Voici quelques exemples :

• réduction du churn de 15 à 10 % en 1 an pour un Customer Success Manager
• décrocher 12 rendez-vous par mois dès le 4 ème mois pour un SDR
• recruter 2 personnes par mois pour un TAM

Missions : les actions récurrentes du candidat

Les missions, ce sont les tâches quotidiennes ou régulières à réaliser pour atteindre les enjeux du poste dont on vient de parler.

Il faut réussir à lister le maximum de missions. Même si vous n’allez pas toutes les citer dans la fiche de poste, vous devez avoir connaissances de toutes les missions possibles du poste. Si vous ne les avez pas toutes, vous risquez de passer à côté de certaines compétences à identifier lors de vos entretiens.

La définition du persona et des critères : l’ADN du poste

C’est ici que vous allez définir le “persona”. La cible pour ce besoin, et donc, qui vous allez sourcer.

Commencez par une brève description du profil recherché : expériences, formations, séniorité, personnalité et compétences, etc. Vous aurez déjà une première idée des attentes de votre manager.

Ensuite, cette étape doit vous permettre de définir les critères de recrutement liés au poste et donc, de mettre en place votre méthode d'entretiens structurés basée sur la recherche des incidents critiques.

Un incident critique, comme son nom l’indique, est critique pour le poste. Mais il peut l’être d’une manière positive et négative.

C’est incident vont par la suite se traduire en critère de recrutement qui vous permettront d’évaluer les candidats et recruter de manière objective.

Interrogez votre hiring-manager sur des situations précises dont il a connaissance et qui vont permettre d’identifier les critères :

• avoir peur de déranger les gens au téléphone est par exemple un incident critique négatif pour un SDR qui doit faire de la prospection téléphonique
• critère lié au poste :
• être attentif et concentré sur les retours client est une bonne qualité pour un CSM qui doit être porter la voix du client en interne
• critère lié au poste : l’écoute active
• aimer faire progresser les autres est un indicent critique positif pour un Sales Ops Manager qui doit régulièrement former l’équipe de ventes à de nouveaux outils ou processus de vente.
• critère lié au poste : la pédagogie

J’espère que ces quelques exemples vous permettent d’y voir un peu plus clair sur cette méthode. N’hésitez pas à consulter les ressources de l’école du recrutement qui traitent sur ce sujet si vous souhaitez aller plus loin.

Il existe de nombreux incidents permettant de définir les critères d’un poste, à vous de creuser avec votre manager pour les identifier.

Les évolutions pour le candidat

Ne terminez jamais votre brief de poste sans ajouter à votre fiche de poste des évolutions potentielles pour votre futur candidat.

Tout le monde souhaite monter en compétences ou évoluer au sein de son entreprise. Certains candidats sont mêmes plus attirés par les évolutions internes que la rémunération, et l’évolution est donc un avantage pour le candidat :

• obtenir de nouvelles responsabilités
• passer sur le management d’une petite équipe
• participer à des projets internes
• monter en compétences sur de nouvelles fonctions

Le Sourcing

Le brief de poste et la fiche de poste doivent également vous accompagner durant votre sourcing candidats.

Dans un 1ᵉʳ temps, faites la liste des entreprises dans lesquelles vous ne devez pas chasser. Et il peut y avoir plusieurs raisons de ne pas les cibler :

• car ce type d’entreprise est une “mauvaise école” (culture d’entreprise, produit ou service, secteur d’activité trop en décalage avec votre client)
• car c’est un partenaire, un client ou un fournisseur avec qui votre client entretien de bonnes relations

Ensuite, faite la liste des entreprises où aller chasser en priorité :

• car ce sont des concurrents à qui on souhaite prendre des talents,
• ou bien car c’est une “bonne école” pour rejoindre votre client (un produit similaire, complexité de vente, durée des cycles, etc.)

Pour terminer, demandez à votre manager de vous partager 2 CV ou profils Linkedin de candidats qu’il aimerait recruter.

Cela va vous permettre de voir comment il traduit ses attentes en profil candidat existant sur le marché. Vous verrez ainsi s’il existe un décalage entre ses attentes et la manière dont il traduit son besoin pour corriger ces écarts éventuels avec de nouvelles questions.

Ensuite, vous pourrez prendre ces profils en exemple pour votre sourcing, identifier des mots clés pertinents pour vos recherches, etc.

Processus de recrutement

Enfin, terminez toujours votre fiche de poste par le processus de recrutement complet.

Les différentes étapes, leur durée, les interlocuteurs, etc.

Vous devez être en mesure de communiquer à vos candidats l’ensemble de ces étapes, et la durée d’un processus.

Si vous communiquez ces infos, le candidat sera à quoi s’en tenir, il aura moins d’incertitudes et son expérience candidat en sera amélioré.

Nos conseils pour une fiche de poste idéale !

Les erreurs à éviter

• confondre fiche de poste et annonce d'emploi
• construire votre fiche sans votre hiring-manager
• penser que les postes sont tous les mêmes d’une entreprise à l’autre si l’intitulé est le même

Les indispensables

• la présentation de l’entreprise, de l’équipe et de l’environnement : pour faire un super pitch à vos candidats
• comprendre le contexte du recrutement : pourquoi on recrute ?
• les enjeux, missions et évolutions
• définir le persona et les critères pour structurer ses entretiens
• des axes de sourcing
• un processus de recrutement clair et qui ne bouge plus en cours de route
• se servir de la fiche de poste pour lister les critères indispensables et construire une scorecard d'évaluation des candidats

Quelques tips

• demander à votre manager de vous partager 2 CV ou profils Linkedin de candidats qu’il aimerait recruter
• challenger votre manager sur ses attentes : le profil qu’il imagine n’est pas forcément le profil idéal

Je pense que vous l’aurez compris, la fiche de poste est l’outil indispensable du recruteur.

Si vous souhaitez aller plus loin et vous doter de cet outil pour mieux recruter, on vous invite à télécharger notre template de fiche de poste.

On l’utilise régulièrement au sein du collectif et certains de nos clients se sont mis à l’adopter pour leurs propres recrutements.