Les bonnes pratiques pour réussir ses recrutements

La rentrée est arrivée et comme tous les ans, elle est synonyme de renouveau pour beaucoup d’entreprises avec une stratégie annuelle à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de croissance.

Ce moment charnière de l’année sonne également comme une période idéale pour mettre en place de nouvelles pratiques visant à vous rendre plus efficace (ou bien à réviser les anciennes).

C’est pour cette raison que nous avons décidé de vous partager nos meilleures pratiques de recrutement qui nous ont permis de closer plus de recrutements cette année que les précédentes.

Nous avons identifié 3 piliers principaux qu’il faut constamment garder à l’œil pour assurer le succès d’un recrutement.

les hiring-manager (clients / clients internes)
les candidats
la posture des recruteurs

Car pour réussir, un recrutement ne dépend pas uniquement de vous, mais aussi de l’implication de vos managers, de la motivation de vos candidats et aussi d’un peu de chance.

Votre rôle en tant que recruteur, c’est d’influencer ces différents axes en votre faveur afin de maximiser vos chances de réussites sur vos recrutements tout au long de l’année.

Conseils pour améliorer votre relation avec les manager

Que vous soyez en cabinet de recrutement ou recruteur chez un client final, il est impératif de maintenir des bonnes relations vos managers. Ce sont vos clients et ils sont l’élément moteur qui va déterminer la qualité et la vitesse de vos recrutements. Il est important de ne pas négliger leur place au cours d’un processus de recrutement. Un recruteur n’avance pas seul, mais en équipe.

1 - Réaliser un brief de poste de qualité

Le brief de poste avec votre manager est l’étape numéro d’un processus de recrutement, et la qualité du brief sera déterminante de toute la suite. Un mauvais brief cause une perte de temps à coup sûr et des déceptions, pour vous, vos managers et vos candidats.

Prenez donc le temps de faire un brief complet. Et pas en coup de vent, entre deux portes ou durant une pause-café.

Pour prendre connaissances de toutes les bonnes pratiques de cette étape cruciale, consultez notre article complet sur le brief de poste.

2 - Participer aux premiers entretiens candidats/managers

Une bonne habitude à prendre lorsqu’on est recruteur est de participer aux premiers entretiens en spectateur (ou en shadow pour nos amis anglophones).

Parlez-en à votre manager et proposez-lui de faire ça sur les 2 ou 3 premiers entretiens. Pensez également à prévenir vos candidats que vous serez présent pour visionner l’échange. Cela évitera leur surprise au moment d’arriver à l’entretien, ce qui pourrait nuire à l’expérience candidat.

Cette méthode vous permettra d’obtenir des informations que votre manager a pu oublier de vous communiquer au cours du brief et d’analyser sa posture en entretien.

De cette manière, vous affinerez encore bien plus votre compréhension du poste. Vous aurez l’occasion de corriger des éléments de posture chez vos managers qui amélioreront la qualité de leurs entretiens, l’expérience vécue par les candidats et la marque employeur de manière générale.

3 - Organiser des points de contacts réguliers

Vos managers ou vos clients ne sont pas seulement là pour vous donner les infos sur le poste et débriefer sur les candidats que vous leur proposez. Ils doivent être vos partenaires tout au long du processus de recrutement.

Leur degré d’implication joue un rôle essentiel sur la vitesse de vos recrutements.

Pour chaque nouveau poste, imposez un rythme d’échange régulier comme un point hebdomadaire de quelques minutes. Il est important de tenir vos managers au courant de vos avancées et de vos difficultés.

Ces moments d’échanges sont indispensables pour avancer dans la même direction.

Le recrutement est une activité complexe soumise à de nombreuses inconnues qui dépendant du marché et des candidats disponibles. Penser que vous finirez par trouver quelqu’un avec un peu de patience n’est pas toujours la bonne solution et il est parfois nécessaire de prendre des décisions stratégiques pour débloquer une situation d’impasse. Si les semaines passent sans résultat concret, vous devrez prendre des décisions communes avec votre manager permettant de débloquer la situation (réorienter le sourcing, adapter le processus de recrutement, adapter la fiche de poste, etc).

4 - Expliquer vos résultats par des datas

Les donneurs d’ordres manquent souvent d’informations et de transparence sur votre activité et vos résultats. C’est pour cette raison que la data joue un rôle essentiel dans le recrutement.

Traquer ses résultats à l’aide d’indicateurs de performance doit être une habitude chez tous les recruteurs pour deux raisons :

la première, vous pourrez prendre de la hauteur sur votre travail et identifier des axes d’améliorations pour booster vos performances (mauvais taux de réponse à une campagne Linkedin, faible conversion des candidats qualifiés, etc).
la seconde, vous pourrez convaincre vos managers par des faits plus que par de simples observations de votre part. En appuyant vos arguments par des données précises, vous serez également plus sûr de vous et convaincant.

Pour approfondir ce sujet, notre article sur les KPI du recrutement est là pour vous.

Conseils pour améliorer votre relation candidats

Tout comme c’est le cas avec vos hiring-manager et client, vos candidats sont vos partenaires. Vous devez mettre en place une relation de proximité avec eux. Du début à la fin du processus de recrutement. Proposer une expérience de qualité à vos candidats leur prodiguera la dose de motivation supplémentaire qui pourrait bien faire la différence en cours de process afin de convaincre vos managers.

L’expérience candidat est aussi un élément de distinction entre votre entreprise et une entreprise concurrente qui cherche à recruter vos candidats sur le même poste.

1 - Réussir vos qualifications téléphoniques

La qualification téléphonique est la première étape du processus de recrutement avec le candidat, c’est aussi l’une des plus importantes.

Elle va d’abord définir l’image que votre candidat aura de vous et de l’entreprise pour laquelle vous recrutez. Vous devez faire votre maximum pour être préparé en amont afin de donner la meilleure image de vous-même.

C’est l’étape durant laquelle vous devez réussir à convaincre les candidats de vous suivre en process. La préparation de votre pitch sur le poste et l’entreprise est déterminante. Si vous échouez, si vous n’êtes pas assez convaincant et mal préparé, vous perdrez vos candidats.

C’est aussi un moment clé pour obtenir tout un tas d’information (complémentaires aux critères liés au poste comme les compétences ou traits de personnalité) qui vous feront gagner du temps sur la suite :

est-ce que votre candidat est impliqué dans d’autres processus de recrutement ?
comment ces opportunités se distinguent-elles par rapport à celle que vous proposez ?
quels sont les facteurs de motivations de votre candidat (changer de secteur d’activité, la rémunération, la localisation, l’ambiance au travail, etc).
quand sera-t-il disponible, quelle est sa date de préavis, est-il contraint par une clause de non-concurrence ?

Ces éléments doivent vous permettre de déterminer à quel point vous allez réussir à recruter ce candidat. De cette manière, vous pourrez prioriser certains profils, les faire avancer en premier dans le processus et alerter vos managers sur leur potentiel.

2 - Accompagner vos candidats du début à la fin

Une fois la qualification téléphonique terminée et le prochain entretien organisé avec le manager, vous ne devez pas lâcher vos candidats. Vous devez les suivre et être à leurs côtés tout au long du processus de recrutement. Ce qui implique :

faire un débrief après chaque entretien et évaluer leur ressenti par rapport au manager rencontré. Mesurer leur envie de poursuivre sur ce recrutement.
vous tenir informé de leurs avancées sur d’autres processus de recrutement.
communiquer toutes informations complémentaires que vous pourriez obtenir afin de garder une relation de transparence.

Ces habitudes et cette manière d’accompagner vos candidats est nécessaire pour maintenir leur motivation, mais aussi, car dans le recrutement, les plus insignifiantes informations peuvent avoir une très grande importance. Vous devez être au courant de tout et prêt à réagir.

Imaginez qu’un candidat vous annonce qu’il vient de terminer un processus de recrutement chez un de vos concurrents et qu’il a reçu une offre. Bien souvent, les candidats sont tentés d’accepter la première offre qu’ils reçoivent avant qu’elle ne se referme, quitte à abandonner d’autres opportunités en cours.

Si un candidat m’informe qu’il a reçu sa première proposition, je vais faire le nécessaire pour accélérer son processus et avancer la date de ses entretiens. Peut-être qu’à la fin, il décidera d’accepter l’autre offre, mais j’aurais fait le nécessaire pour lui permettre d’avoir le choix et de considérer mon offre.

Essayez d’obtenir toutes les informations que vous pouvez, mais gardez à l’esprit que cela va dans les deux sens. Si le processus est ralenti pour une quelconque raison (absence d’un manager, candidat qui décale son entretien) ne laissez pas vos candidats sans nouvelles trop longtemps. Prevenez les de chaque situation de retard.

3 - Etre réactif et à l’écoute de vos candidats

Considerez qu’en tant que recruteur, vous êtes un commerçant et que vous avez deux types de clients : vos clients, et vos candidats.

La réussite de votre business dépend autant de l’un que de l’autre. Vous ne devez pas tout faire pour vos clients. Vous devez le maximum à vos clients et à vos candidats.

Faites preuve de réactivité et d’écoute à chaque demande de vos candidats. C’est aussi pour cette raison que le brief de poste est vraiment important car il vous permet d’obtenir les réponses à des questions de vos candidats. Et c’est mieux pour eux et rassurant quand le recruteur qui les accompagne est en mesure de répondre à toutes leurs interrogations.

Conseils pour améliorer votre posture

La posture, votre manière de faire votre métier chaque jour à un rôle essentiel à jouer. Vos habitudes, vos réflexes sont déterminants et influent sur la réussite de vos recrutements. A vous de faire les bonnes choses pour que leur influence soit positive.

1 - Être partout et avoir les bons reflexes

Un recruteur doit avoir des yeux et des oreilles partout et être au courant de chaque information. Avoir un coup d’avance sur vos concurrents, vos candidats et vos manager vous permettra de mieux réagir à chaque situation. L’information est vraiment le nerf de la guerre dans ce métier.

Cela rejoint les points précédents, sur la relation recruteur-manager et recruteur-candidat. Mais elle s’applique à votre environnement de manière général.

Des bruits de couloirs, des posts sur Linkedin, des échanges de messages avec des profils chassés sur Linkedin, les informations sont pourtout ou vous évoluez. Bien souvent, elles sont insignifiantes et n’auront pas d’impact sur vos recrutements. Mais une information sur 100 peut avoir une importance capitale. Et il s’agit de ne pas la manquer.

Quelques exemples :

vous apprenez sur Linkedin qu’une entreprise concurrente va réaliser une procédure de licenciement, ce qui signifie que c’est le bon moment d’aller contacter les salariés de cette entreprise (avant vos concurrents).
un profil chassé vous informe que la rémunération que vous proposez dans votre message d’approche pour ce poste est largement en dessous du marché, et ce n’est pas la première fois qu’on vous fait cette remarque. Je crois qu’il est temps pour vous d’aller en discuter avec votre client et de réhausser le budget.

Les personnes qui vous répondent, même si elles ne sont pas intéressées par votre proposition, peuvent vous apporter une aide précieuse. Avant de terminer l’échange par un message de remerciement, prenez l’habitude de leur demander si elles ne connaissent pas 1 ou 2 personnes de leur réseau qui elles, pourraient êtres intéressées par cette opportunité.

2 - Se remettre en question

Le monde du recrutement évolue constamment, et ce qui fonctionnait hier pourrait ne plus être aussi efficace aujourd'hui. En tant que recruteur, vous devez savoir vous remettre en question régulièrement pour améliorer vos pratiques. L'auto-évaluation et la capacité à accepter les retours critiques sont des compétences essentielles.

Prenez le temps de faire le point après chaque processus de recrutement. Quelles ont été les difficultés rencontrées ? Quels éléments auraient pu être mieux gérés ? Demandez des feedbacks à vos managers, mais aussi à vos candidats, car leur ressenti peut souvent révéler des axes d'amélioration que vous n'aviez pas envisagés. Même si ces retours peuvent être parfois difficiles à entendre, ils sont indispensables pour progresser.

Il est également utile de se tenir informé des tendances du marché et des nouvelles pratiques en matière de recrutement. Participer à des formations, lire des articles spécialisés, ou encore échanger avec d’autres recruteurs, peut vous permettre d'affiner vos méthodes et de rester compétitif.

Enfin, n'hésitez pas à expérimenter. Testez de nouvelles approches, sortez de votre zone de confort, et adaptez-vous en fonction des résultats obtenus. La remise en question doit être une démarche continue pour un recruteur qui souhaite se perfectionner.

3 - Mesurer vos résultats

Enfin, la mesure de vos résultats est essentiel pour évaluer l'efficacité de votre stratégie de recrutement. Sans indicateurs clairs, il est difficile de savoir si vous progressez, si vos actions portent leurs fruits, ou si des ajustements sont nécessaires.

Commencez par identifier les KPI les plus pertinents pour votre activité. Ces indicateurs peuvent inclure le nombre de candidatures reçues, le taux de conversion entre les différentes étapes du processus, le temps de recrutement, le taux d’acceptation des offres, ou encore la satisfaction des managers et des candidats.

Une fois ces KPI définis, suivez-les de manière régulière et documentez vos résultats. Cette documentation vous permettra de repérer des tendances, d'identifier des points de blocage et de comparer vos performances d'une période à l'autre.

Il est également crucial de ne pas vous contenter de mesurer pour mesurer. Utilisez les données recueillies pour prendre des décisions éclairées. Par exemple, si vous constatez une augmentation du temps de recrutement, analysez les causes possibles et envisagez des solutions pour y remédier (simplification du processus, ajustement des critères de sélection, etc.).

Enfin, partagez vos résultats avec vos équipes et vos managers. La transparence sur vos performances renforce la confiance et favorise une collaboration plus efficace. De plus, en communiquant régulièrement vos résultats, vous montrez votre engagement et votre professionnalisme, ce qui peut renforcer votre crédibilité en tant que recruteur.