L’onboarding dans un collectif de freelances ?

Le recrutement permet de trouver les bonnes personnes. L’onboarding permet de les garder.

Et c’est de ça dont nous allons parler aujourd’hui.

Il y a encore quelques années, l’onBoarding n’était pas un sujet très populaire.

Alors qu’aujourd’hui, on en écoute de plus en plus parler, car les entreprises se sont rendues compte de l’importance d’instaurer un vrai process d’onboarding structuré pour :

1. proposer à leurs recrues une expérience d’immersion positive

2. accélérer la prise d’autonomie de leurs collaborateurs

C’est donc un sujet où il y a beaucoup à apprendre et de nombreux sites dédiés au recrutement sont porteurs de bons conseils. En voici quelques exemples :

- le blog d’Avizio qui présente les principales phases de ce process post-recrutement dans son dernier article

- les 10 astuces pour un onboarding réussi, selon l’Ecole du Recrutement dont nous ne parlons jamais assez

- et pour finir, vous pouvez jeter un œil au blog de 360 Learning qui a rédigé de nombreux articles sur ce sujet.

Donc vous l’aurez compris, il y  en a pour tous les goûts en ce qui concerne l’onboarding.

On ne va pas réécrire le monde, par contre, comme chaque onboarding est différent d’une entreprise ou d’une équipe à l’autre, on vous explique comment cela se passe chez nous, où l'onboarding est l'un des piliers de l'organisation d'un collectif de freelance.

L’onboarding chez Les Nouvelles Recrues

1. Le fonctionnement

Déjà, si nous avons choisi de mettre en place un tel processus, c’est pour plusieurs raisons :

- La première, c’est de créer une expérience agréable à vivre pour les personnes qui nous rejoignent.

- La seconde, c’est d’assurer leur totale autonomie en un temps record, et faire en sorte qu’ils soient opérationnels dès la fin de leur deuxième semaine.

Car ce qu’on peut rajouter ici, c’est qu’un freelance se rémunère avec le chiffre d’affaires qu’il va générer lui-même. Donc il n’a pas les mêmes enjeux qu’un salarié, payé en toutes circonstances (ou presque), opérationnel ou non. Ainsi, un freelance à tout intérêt à être performant le plus rapidement possible s’il ne veut pas finir son premier mois à manger des pattes.

- La troisième raison, c’est d’optimiser le temps nécessaire à l’onboarding pour ceux qui prennent part à cette formation. Car quand on est freelance, on peut certes organiser notre temps à notre guise, mais ce temps est précieux et on se doit de l’optimiser.

Il faut savoir que notre process d’onboarding a beaucoup changé en 3 ans et que tous les membres de notre équipe de 8 personnes n’ont pas eu la chance d’en connaître la même version. C’est Bastien qui a ouvert le bal en étant notre crash-test sur la version de l’onboarding dont on parle aujourd’hui.

Du coup, je vais vous expliquer comment ça s’est passé pour lui.

Bastien sera donc le personnage principal de ce récit. Merci à lui !

Alors dans les faits, comment ça se passe ?

Notre Onboarding se déroule sur 2 semaines.

Dès sa première heure chez nous, Bastien a eu accès à l’ensemble des ressources et outils que nous utilisations quotidiennement. Ses accès ont même été créés avant son arrivée chez nous.

Comme ça, on évite les galères d’outils des premiers jours. Chez nous, il ne faut pas envoyer un mail à Jean-Marc du service informatique pour avoir accès au CRM.

Bastien a aussi reçu un mail d’intro au Collectif et à l’onboarding qui lui explique le déroulement de ses deux premières semaines chez nous.

Dans cet email, il y a également un lien vers un espace Notion (un de nos outils favoris)  qui lui est entièrement réservé et dans lequel il peut voir l’ensemble des étapes de son onboarding avec le détail de chacune. Et chacune de ses étapes est aussi planifiée dans son agenda Gmail.

Il n’a plus qu’à se laisser guider.

Bastien peut alors consulter l’ensemble de son programme à l’avance. Cet espace Notion est organisé en forme de Check-List où c’est à lui de venir cocher les cases une fois les modules réalisés (cf. photo ci-dessus).

Cela lui permet d’être impliqué dans l’avancement de sa formation. C’est le conseil qu’on vous donne pour réussir vos onboarding : rendez vos collaborateurs acteurs de leur propre formation.

2. Les supports utilisés

Afin d’offrir à Bastien une expérience d’onboarding qui soit la moins linéaire, nous avons mis en place 3 supports de formation :

- La lecture de contenu sous forme de fiche process.

- Des vidéos e-learning que nous avons nous même tourné où l’on explique le fonctionnement de certains de nos outils.

- Et des sessions de training en visio avec les membres du collectif.

Lecture, vidéos ou visio, il y en a aussi pour tous les goûts et cela évite un sentiment de lassitude à faire toujours la même chose (deuxième conseil).

3. Les grandes étapes de notre Onboarding ?

Le pré-onboarding

On s’assure que tout est prêt pour son arrivée avant son premier jour chez nous. Donc, on vérifie que tous ses accès à notre stack d’outils soient ouverts (boîte mail, slack, notion, ATS et jobboards).

Selon la durée entre le moment où son arrivée est actée et son 1er jour, on organise quelques échanges : un rapide appel téléphonique, un mail ou un message Linkedin pour entretenir une relation pendant la période de préavis.

Les one-to-one avec l’équipe

Permettre à Bastien de rencontrer chaque membre de notre équipe sur un créneau de 30 minutes. Comme ça, il fait connaissance avec tout le monde et ça ne prend que 30 minutes à chaque autre membre de l’équipe.

Il peut ainsi découvrir les personnalités de chacun, mais aussi leurs spécialités, missions en cours et avoir quelques premiers Tips pour ses futures missions.

Le rapport d’étonnement

À la fin des deux semaines, on prend un dernier créneau avec Bastien pour s’assurer qu’il se sent à l’aise avec nos outils, process et tout ce qui gravite autour du fonctionnement et de la culture du collectif.

C’est aussi une occasion pour lui de nous faire un réel feed-back sur son expérience d’onboarding afin d’améliorer ce qui peut l’être pour les prochains indépendants qui nous rejoindront.

Voilà comment ça se passe chez nous. Au final, ce process reste assez simple, il faut juste prendre le temps de le mettre en place au début pour gagner du temps plus tard.

Résumé de nos Conseils d’Onboarding

1. Impliquer sa Nouvelle Recrue dans son onboarding en la rendant “acteur” de certaines actions (suivre l’avancement de ses tâches par exemple).

2. Varier les supports de formation (lecture de contenu, e-learning, formation face-to-face) pour éviter la lassitude

3. Anticiper l’ouverture des accès aux outils et aux ressources internes.

4. Et enfin, favoriser un climat propice aux échanges et aux rencontres pour que votre Nouvelle Recrue puisse faire connaissance avec 100% de l’effectif (évidemment, pas possible pour des boîtes de 200 personnes).

5. En tout cas, ne négligez pas l’onboarding. Votre entreprise peut proposer de nombreux avantages, une rémunération supérieure à la concurrence, un abonnement à une salle de sport, une mauvaise expérience d’Onboarding peut vite tout faire capoter.

6. Pour appuyer nos propos, on va terminer avec un peu de Data (source Apec).

7. 17% des CDI sont rompus pendant les 3 premiers mois de période d’essai et 4% des collaborateurs quittent leur entreprise dès le 1er jour. Vous avez donc tout intérêt à donner votre maximum dès les premiers jours pour intégrer votre collaborateur.

8. Et n’oubliez pas que l’image d’entreprise et la marque employeur tirerons bénéfices d’un onboarding de qualité.

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