Comment organiser un collectif de freelances ?
Le travail en indépendant avec un statut de micro-entreprise ou d’entreprise individuelle a connu une croissance importante ces dernières années et dans de nombreux secteurs (comptabilité, recrutement, développement informatique ou encore design).
De nombreux professionnels choisissent de travailler en tant que freelances pour des raisons très simples : bénéficier de plus de flexibilité et d'autonomie dans leur travail.
Si ce statut a autant la côté, c’est qu’il est très avantageux sur le plan financier pour les entrepreneurs eux-mêmes mais aussi pour leurs clients. Car faire appel à un freelance est moins couteux qu’internaliser une compétence en interne via un CDI.
Mais la vie de freelance a aussi ses propres inconvénients (sentiment de solitude, coût d’acquisition des outils et du matériel). Mener la barque tout seul peut parfois être périlleux.
C’est pour cette raison que de plus en plus d’indépendants se rassemblent en collectif, faisant front commun pour contrer ces inconvénients.
Pour citer quelques uns de ces collectifs, il y a bien sur notre équipe de recruteurs que vous connaissez peut-être déjà si ce n’est pas votre première venue ici.
Mais on peut également parler du Collectif-Cosme ou de Collective qui est l’une des plus grande communauté freelance qui rassemble des indépendants de tous secteurs d’activités confondus.
Qu’est-ce qu’un collectif de freelances ?
Un collectif de freelances, c’est un groupe de professionnels indépendants qui travaillent ensemble sur des projets communs.
Ce type de collaboration peut offrir de nombreux avantages, tels que l'accès à une plus grande variété de compétences et de connaissances, ainsi qu'une meilleure capacité à gérer des projets complexes.
Cependant, travailler en collectif peut également présenter des défis, notamment en ce qui concerne l'organisation.
Pour gérer efficacement un collectif de freelances, il est important de définir les rôles et les responsabilités de chacun, d**'établir une communication** efficace entre les membres, de gérer les projets de manière organisée et enfin, avoir une finance transparente.
Et cette organisation là, on la travaille depuis 3 ans chez Les Nouvelles Recrues et c’est pour cette raison que nous avons décidé d’en parler dans cet article pour vous partager nos meilleurs tips.
Et vous aider à organiser efficacement votre propre collectif de freelances.
L’organisation dans un collectif
Définir les rôles et les responsabilités de chaque membre du collectif
La première étape pour s'organiser en tant que collectif de freelances est de définir le rôles et les responsabilités de chaque membre afin d’éviter les confusions et les doublons de travail et d’assurer une distribution équitable des tâches.
Pour ça, il est important de tenir compte des compétences et des expériences de chaque personne. Soit en réalisant un inventaire des compétences et en attribuant les rôles en fonction de celles-ci.
Par exemple, si un membre a des compétences en gestion de projet, il pourrait être chargé de la planification et de la coordination interne des projets comme l’intégration d’un nouvel outil.
Si un autre membre a des compétences en communication, il pourrait être chargé de la gestion des contenus et réseaux sociaux.
Il est également important de communiquer clairement les rôles et les responsabilités à chaque membre.
Cela peut être fait lors d'une réunion ou par écrit, en utilisant un outil de communication comme Slack ou Asana. Cela permettra à chacun de savoir ce qu'il doit faire et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Enfin, il est important de mettre en place des mécanismes pour gérer les changements dans les rôles et les responsabilités. Par exemple, si un membre quitte le collectif ou si de nouvelles compétences sont acquises par un membre, il faudra réévaluer les rôles et les responsabilités pour s'assurer que chacun fait ce qu’il sait le mieux faire.
En résumé, pour définir les rôles et les responsabilités de chaque membre du collectif, il est important de :
- Identifier les compétences au sein de l’équipe
- Attribuer des rôles et des responsabilités en fonction de cette évaluation
- Communiquer clairement les rôles et les responsabilités auprès de chaque personne
- Mettre en place des mécanismes pour gérer les changements dans les rôles et les responsabilités.
Etablir un processus d'onboarding des nouveaux membres
Mettre en place un processus d'onboarding des nouveaux membres qui rejoingnent votre équipe est aussi une étape clé de l'organisation de votre collectif.
Tout d'abord, l'onboarding favorise la qualité de l'accueil et augmentera vos chances de fidéliser vos nouveaux collaborateurs sur le long terme.
C'est également une bonne manière d'identifier les compétences des personnes qui vous rejoignent pour mieux définir leur rôle et leur place au sein de votre équipe.
Structurer votre onboarding en étapes clés et répéter ces étapes pour chacune des personnes qui vous rejoignent.
Établir une communication efficace entre les membres du collectif
La communication est cruciale pour le bon fonctionnement d'un collectif de freelances. Elle permet de s'assurer que toute l’équipe soit au courant des dernières informations et de la progression des projets, et de résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir.
Pour établir une communication efficace entre les membres du collectif, il est important de choisir un outil de communication adapté.
Il existe de nombreux outils de communication en ligne qui peuvent faciliter la collaboration, tels que Slack, Asana ou Trello.
Ces outils permettent de partager des fichiers, de discuter en temps réel, de suivre l'avancement des projets et de gérer les tâches de manière organisée.
Il est également important de fixer des horaires pour les réunions et les discussions en ligne. Cela peut être fait en définissant des créneaux réguliers pour les réunions ou en utilisant un outil de planification pour organiser des discussions en ligne à l'avance.
Cela permettra à tous les membres de planifier leur temps de travail en fonction de ces horaires, et de s'assurer que tout le monde est disponible pour discuter des projets et des tâches en cours.
Enfin, il est important d'encourager la participation et la prise d’initiative au sein de l’équipe (le comble pour des indépendants).
Et pour ça, l’idéal est de créer un écosystème qui pousse à la prise d’initiative et permet à chacun de donner son avis sur les différents sujets discutés, tout en veillant à ce que chaque personne soit écoutée pour encourager l'expression de nouvelles idées.
Alors chacun pourra se sentir impliqué dans les décisions du collectif et de s'assurer que toutes les perspectives sont prises en compte.
Gérer les projets de manière efficace
La gestion de projets est une partie cruciale de la collaboration entre indépendants. Elle permet s'assurer que les projets sont menés à bien dans les délais et selon les attentes des clients.
Pour gérer les projets de manière efficace, il est important d'utiliser un outil de gestion de projet.
Il existe de nombreux outils en ligne qui peuvent vous aider à planifier, à coordonner et à suivre l'avancement des projets, tels que Trello, JIRA ou Asana.
Ces outils permettent de définir les tâches à accomplir, de les attribuer aux différents membres du collectif, de suivre l'avancement des projets et de communiquer avec les clients. Il est important de choisir un outil qui convienne à tous les membres du collectif et de prendre le temps de montrer à chacun comment l'utiliser.
Il est également important de répartir les tâches entre les membres en fonction de leurs compétences et de leurs disponibilités, toujours via l’outil. Ce qui permettra de s'assurer que les tâches sont réalisées de manière efficace et que chacun est utilisé de manière optimale.
Enfin, il est important de suivre l'avancement des projets et de communiquer régulièrement avec les clients afin de s'assurer d’une part de leur satisfaction, d’autre part du respect des délais.
Gérer les finances de manière transparente
La gestion des finances est une partie importante de la collaboration en tant que collectif de freelances.
Cela permet de s'assurer que les revenus et les dépenses sont correctement gérés et que les membres du collectif sont payés de manière équitable.
Pour gérer les finances de manière transparente, il est important de définir un système de facturation et de paiement commun.
Cela peut être fait en définissant les taux horaires ou les tarifs pour chaque membre, en établissant un processus pour la facturation des clients et en mettant en place un système de paiement pour les membres du collectif. Cela permettra de s'assurer que les revenus sont correctement gérés et que les membres sont payés de manière équitable.
Il est également important de tenir à jour les comptes et les budgets pour chaque projet via un outil de gestion financière, comme QuickBooks ou Wave.
Ces outils permettent de suivre les revenus et les dépenses pour chaque projet, de calculer les marges bénéficiaires et de suivre l'évolution des finances du collectif dans le temps. Cela permettra de s'assurer que les projets sont rentables et que les finances du collectif sont gérées de manière efficace.
La communication est elle aussi cruciale pour la gestion transparente des finances d'un collectif de freelances. Elle permet de s'assurer que tous les membres sont au courant des revenus et des dépenses, et qu'ils peuvent participer aux décisions financières prises par le collectif.
Pour communiquer régulièrement sur les finances avec les membres du collectif, il est donc important de tenir des réunions régulières pour aborder ce sujet.
Ces réunions peuvent être organisées mensuellement ou trimestriellement, en fonction de vos besoins. Et lors de ces réunions, vous devez partager les comptes et les budgets pour chaque projet, ainsi que les marges bénéficiaires réalisées.
Cela permettra à chaque membre de comprendre la situation financière du collectif et de participer aux prises de décisions.
En résumé, un collectif bien organisé peut travailler de manière efficace, en évitant les confusions et les doublons de travail, et en s'assurant que les projets sont menés à bien dans les délais et selon les attentes des clients.
Suivre toutes ces étapes peut aider à gérer efficacement son équipe de freelances.
Donc en résumé :
1. définir les rôles et les responsabilités de chaque membre du collectif, en fonction de leurs compétences et de leurs expériences.
2. établir une communication efficace au sein de l’équipe en choisissant un outil de communication adapté et en fixant des horaires pour les réunions et les discussions en ligne.
3. gérer les projets de manière efficace, en utilisant un outil de gestion de projet et en répartissant les tâches entre les membres en fonction de leurs compétences et de leurs disponibilités.
4. établir une gestion des finances transparente, en définissant un système de facturation et de paiement commun, en tenant à jour les comptes et les budgets pour chaque projet, et en communiquant régulièrement sur les finances avec les membres du collectif.
En suivant toutes ces étapes, les collectifs de freelances peuvent développer leur activité sereinement, focus sur les besoins de leurs clients, avec plus de chances de générer des revenus de manière stable.
Et vous, comment êtes vous organisés dans votre collectif ?
Si vous souhaitez aborder ce sujet avec nous, on est dispo pour en parler. Réservez un créneau juste en dessous.
