Gérer les opérations administratives

Une de ses missions consiste à gérer une grande partie des opérations administratives que personne ne peut accomplir, faute de temps et de compétences.

L’Office manager navigue entre la gestion des courriers, la rédaction de synthèse de réunion, la planification des rendez-vous, réservation des salles de réunion. C’est aussi préparer les déplacements professionnels des salariés, répondre aux appels ou encore préparer des reportings d’activité.

L’Office Manager est très souvent impliqué dans le suivi des factures fournisseurs en s'assurant qu'elles sont correctement enregistrées, payées à temps et conformes aux termes contractuels.

Gérer les services généraux

L’Office Manager est impliqué dans la gestion et l'organisation de la logistique essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise.Cela comprend la mise en place et la maintenance des espaces de travail, y compris l'aménagement des bureaux, la décoration, la propreté et l'ergonomie.

On parle aussi de gestion des stocks des fournitures de bureau et des équipements de travail.Sans oublier la supervision de divers services comme la sécurité, le nettoyage, l'entretien, la gestion des déchets, la gestion des espaces communs.

En cas de déménagement de l'entreprise, l'Office Manager peut gérer l'ensemble du processus, de la planification à la coordination des activités liées au déménagement.

Soutenir les activités RH

L'Office Manager peut participer à la coordination des activités liées aux ressources humaines, comme l’accueil des nouveaux arrivants, la gestion des congés et des absences, la préparation des dossiers d'embauche et la mise à jour des fichiers du personnel.

Il est régulièrement impliqué dans la préparation et la coordination d’événements liés au bien-être des employés : petits-déjeuners, atelier sportifs, pot de départ…

Maintenir une communication claire et réactive

Avec sa position centrale entre l’équipe dirigeante, les salariés et les parties prenantes externes, l’Office Manager est un transmetteur d’informations clés dans une entreprise.

En interne, il s’assure que les informations essentielles circulent au sein de l'entreprise, que ce soit pour des annonces, des changements organisationnels ou pour des requêtes particulières des salariés.

En externe, il est le point de contact des clients, les fournisseurs et d'autres prestataires et garanti un accompagnement personnalisé.

L'Office Manager gère des demandes et des questions aussi différentes les unes que les autres et se doit de fournir des réponses rapides et précises pour maintenir un bon climat et éviter les confusions.

Gérer des priorités se croisent et qui rentrent en conflit

L’Office Manager est souvent confronté à la complexité de gérer une très grande diversité de tâches et de priorités qui peuvent entrer en conflit. Pour cause, il est fréquemment sollicité sur des sujets variés et les imprévus sont vite arrivés.

Par exemple, le report tardif d'une réunion importante peut coïncider avec un chauffage bloquer à 38° : dilemme ! L’Office Manager doit prendre des décisions et des initiatives en restant agilité dans un environnement d’entreprise où aucune journée ne se ressemble.

Être un facilitateur

L’Office Manager doit également assurer la bonne gestion des services généraux et mettre en place des process, pour améliorer les interactions d’un département à un autre ainsi que les conditions de travail de tous.

En contribuant à l’optimisation de l’organisation de l’entreprise, il permet ainsi à ses collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier.

Qu’il s’agisse d’un « petit bobo » ou d’une problématique bien plus complexe, l’Office Manager facilite les choses**, contribue au bien-être au sein de l’équipe, impulse lui-même à une productivité meilleure à tous niveaux.**

Excellente capacité d'organisation

Indispensable pour gérer efficacement la multitude de tâches qui lui sont confiées.

Maîtrise de la gestion des priorités

Nécessaire pour accomplir avec succès des missions de nature variée tout en maintenant un équilibre.

Très bonne aptitude relationnelle

Obligatoire pour interagir avec des interlocuteurs de divers niveaux. Il est aussi le baromètre de l’ambiance et même de la motivation qui règne dans une entreprise.

Capacité à résoudre des problèmes complexes

Incontournable pour analyser et démêler les défis complexes qui peuvent surgir de manière créative et habile.

Sens aigu de la confidentialité

Essentiel pour maintenir la confidentialité des données sensibles auxquelles il aura accès dans le cadre de ses responsabilités.

Précisons également que l’informatique et surtout le Pack Office doivent être maitrisés pour assurer la polyvalence du rôle à jouer. Il est aussi recommandé de parler une ou plusieurs langues : l’anglais est vite indispensable, tout comme un parfait français !

En débutant une journée d’Office Manager, il est très probable qu’il est prévu d’échanger avec une grande majorité de l’entreprise avant 14H et que sa to-do-list soit encore très longue en fin de journée !

L’Office manager est un métier où le contact humain est important : il n’est pas rare qu’il communique simultanément avec le CEO, les Business Units, les salariés, les Banques ou encore les fournisseurs.

C’est aussi un métier de gestion opérationnelle qui implique de savoir s’orienter rapidement et efficacement vers les tâches et l’action.