Manager une équipe en remote : le mode d’emploi

Le travail à distance est devenu une réalité pour de nombreuses entreprises suite à la pandémie de COVID-19.

Il permet aux employés de travailler depuis n'importe où, à tout moment, sans être limités par les horaires et les lieux de travail traditionnels. Cependant, gérer une équipe à distance présente des défis uniques pour les managers.

Dans cet article, nous allons discuter des avantages et des challenges du travail à distance pour les managers, ainsi que des moyens de fixer des objectifs clairs, assurer la communication efficace, organiser l'espace de travail, fournir un soutien à l'équipe et gérer efficacement une équipe en remote. Nous espérons que ces conseils aideront les managers à optimiser la productivité et la satisfaction des employés dans un environnement de travail à distance.

Fixer des objectifs clairs et cohérents

La fixation d'objectifs clairs est cruciale pour gérer efficacement une équipe en remote. Les objectifs précis permettent de donner une direction à l'équipe, de définir des attentes claires et de mesurer les résultats. Pour une équipe en remote, il est encore plus important d'établir des objectifs précis car il peut être plus difficile de maintenir une vision commune et une motivation sans les interactions sociales et les réunions en face à face.

Il y a plusieurs façons de fixer des objectifs en remote, voici quelques conseils pour vous aider :

- Utilisez la SMART méthode : cette méthode consiste à définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. En utilisant cette méthode, vous pouvez vous assurer que vos objectifs sont clairs, précis et faciles à suivre.

- Communiquez efficacement les objectifs : assurez-vous que tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs et les rôles qu'ils jouent dans la réalisation de ces objectifs. Utilisez des outils de communication en ligne pour discuter des objectifs et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

- Établissez des objectifs individuels et d'équipe : il est important de définir des objectifs pour chaque membre de l'équipe ainsi que des objectifs d'équipe. Les objectifs individuels aideront les employés à se concentrer sur leur travail et les objectifs d'équipe aideront à maintenir une vision commune et une motivation pour l'équipe.

- Utilisez des outils de suivi : utilisez des outils en ligne pour suivre les progrès et les résultats de l'équipe. Cela permettra de s'assurer que l'équipe reste sur la bonne voie et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

En résumé, fixer des objectifs clairs est crucial pour gérer efficacement une équipe en remote. En utilisant la SMART méthode, en communiquant efficacement les objectifs, en établissant des objectifs individuels et d'équipe et en utilisant des outils de suivi, vous pouvez vous assurer que votre équipe reste concentrée, motivée et productive.

Ce que l’on fait en interne pour ça ?

- Avant chaque grand projet, nous prévoyons un vrai temps d’échange pour dessiner les contours des objectifs à atteindre.

- Nous trackons l’avancée des résultats avec des KPIs car parfois il faut réajuster l’angle d’action.

- Nous tirons les bénéfices d’un projet mené à bien pour faire en sorte que tous les prochains soient moins compliqués (Identification de nos erreurs, de nos pertes de temps, de nos réussites…).

Assurer la communication

La communication est un élément clé pour gérer efficacement une équipe en remote. Sans les interactions sociales et les réunions en face à face, il peut être plus difficile de maintenir une communication efficace. Toutefois, en utilisant les bons outils et en adoptant les bonnes stratégies, il est possible de maintenir une communication efficace avec une équipe en remote.

Les avantages d’une communication efficace en remote :

- Maintenir une vision commune et une motivation pour l'équipe.

- Eviter les malentendus et les erreurs.

- Garantir que tous les membres de l'équipe sont informés et impliqués dans les décisions importantes.

- Maintenir une bonne culture d'entreprise.

Les outils et les stratégies pour maintenir une communication efficace :

- Utilisez des outils de communication en ligne : il existe de nombreux outils de communication en ligne tels que Zoom, Slack, Microsoft Teams qui peuvent vous aider à maintenir une communication efficace avec votre équipe. Ces outils peuvent être utilisés pour des réunions en ligne, des discussions de groupe et des communications individuelles.

- Planifiez des réunions régulières : offre la possibilité de discuter des objectifs, des progrès et des problèmes. Cela permettra de maintenir une communication efficace et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

- Utilisez un calendrier partagé : pour planifier les réunions, les délais et les échéances. Cela permettra à tous les membres de l'équipe de savoir ce qui se passe et de s'organiser en conséquence.

- Encouragez la communication : encouragez les membres de l'équipe à communiquer ouvertement et à poser des questions. Cela permettra de résoudre les problèmes rapidement et de maintenir une bonne culture d'entreprise.

En résumé, assurer une communication efficace est crucial pour gérer efficacement une équipe en remote. En utilisant les bons outils de communication en ligne, en planifiant des réunions régulières, en utilisant un calendrier partagé et en encourageant la communication ouverte, vous pouvez vous assurer que votre équipe reste informée, impliquée et productive.

Ce que l’on fait en interne pour ça ?

- Une réunion hebdomadaire globale avec toute l’équipe pour transmettre les informations générales & les avancements des grands projets.

- Une réunion hebdomadaire par Business Unit pour communiquer sur les avancées spécifiques des projets (Équipe sales, équipe marketing, équipe partnership, équipe stratégique).

- Autant de meetings informels que nécessaire pour que chaque personne en interne puisse exprimer ses besoins, ses envies, ses frustrations et garder la communication la plus transparente possible.

L’organisation de l’espace de travail

L'organisation de l'espace de travail est un aspect crucial de la gestion d'une équipe en remote. Le travail à distance peut facilement entraîner une séparation physique entre les membres de l'équipe, il est donc important de maintenir une certaine proximité et une bonne communication pour que l'équipe reste connectée.

Pour adapter l'espace de travail pour le travail à distance, il est important de s'assurer que chaque membre de l'équipe dispose d'un espace de travail dédié et adapté à ses besoins. Les employés doivent avoir accès à un ordinateur portable ou de bureau, une connexion internet stable, et un espace suffisamment grand pour stocker les documents et les outils nécessaires à leur travail. Il est également important de s'assurer que les employés ont un endroit calme et privé pour travailler, pour éviter les distractions et les interruptions.

En termes d'ergonomie, il est important de s'assurer que les employés disposent d'un siège et d'une table adaptés à leur taille, pour éviter les douleurs et les problèmes de santé liés à une mauvaise posture. Les employés doivent également avoir accès à des accessoires tels que des souris et des claviers ergonomiques, pour soulager les douleurs articulaires et les problèmes de santé liés à l'utilisation prolongée d'un ordinateur.

Enfin, il est important de s'assurer que les employés disposent de tous les outils et équipements nécessaires pour accomplir leur travail efficacement. Cela peut inclure des logiciels de collaboration, des outils de gestion de projet, des téléphones et des ordinateurs portables. Il est également important de s'assurer que les employés disposent de toutes les informations et les ressources nécessaires pour accomplir leur travail efficacement, comme les manuels d'utilisation et les guides d'utilisation.

En résumé, l'organisation de l'espace de travail est un aspect déterminant de la gestion d'une équipe en remote. Il est important de s'assurer que chaque membre de l'équipe dispose d'un espace de travail dédié, adapté à ses besoins, ergonomique et équipé des outils nécessaires pour accomplir son travail efficacement.

Ce que l’on fait en interne pour ça ?

- On organise notre espace de travail de manière à s’y sentir bien (bureau personnel la plupart du temps)

- Parfois, on a envie de changement, et on va travailler ailleurs, chez d’autres membres du collectif, à l’extérieur, à l’étranger, tout est possible !

- On s’assure d’avoir les meilleurs outils à notre disposition, dans notre cas : une bonne chaise de bureau, un bon écran, un bon casque et tout ce qui peut permettre de travailler dans de bonnes conditions.

Soutenir les membres de l’équipe

Cela peut paraître évident mais soutenir les membres de l’équipe facilite grandement la réussite d’une bonne relation de travail à distance. Il est capital pour un manager de prendre en compte les besoins et les difficultés rencontrées par les membres de l'équipe pour maintenir un bon moral et une productivité optimale.

Il est fondamental de noter que le travail à distance peut entraîner de la solitude et de la démotivation chez certains membres de l'équipe. Il est donc décisif pour les managers de maintenir un bon contact avec les membres de l'équipe et de les soutenir dans leurs efforts.

Il existe plusieurs stratégies pour soutenir les membres de l'équipe lorsqu'ils travaillent à distance. Tout d'abord, il est vital de maintenir des interactions régulières entre les membres de l'équipe, même si cela se fait virtuellement. Les réunions hebdomadaires ou les appels vidéo réguliers peuvent aider à maintenir un bon contact entre les membres de l'équipe.

Il est également important de créer des opportunités pour les membres de l'équipe de se connecter entre eux, par exemple en organisant des activités virtuelles ou des événements sociaux. Cela favorise le maintien d’un sentiment de camaraderie et de renforcer les liens entre les membres de l'équipe.

Enfin, il est essentiel de soutenir les membres de l'équipe en leur offrant des ressources pour aider à gérer les défis liés au travail à distance, comme des conseils en matière d'ergonomie pour l'aménagement de leur espace de travail ou des ressources pour gérer le stress et l'isolement.

En résumé, il est crucial pour les managers de soutenir les membres de l'équipe lorsqu'ils travaillent à distance. Cela peut se faire en maintenant des interactions régulières, en créant des opportunités pour les membres de l'équipe de se connecter entre eux et en offrant des ressources pour aider à gérer les défis liés au travail à distance.

Ce que l’on fait en interne pour ça ?

- On parle de tous nos problèmes, parce qu’à plusieurs on règle toujours plus de choses.

- On se félicite de chaque petite victoire car c’est important (un recrutement validé, un nouveau client, un bon article de blog terminé et tout ce qui représente le fait d’avancer vers un objectif).

- On s’assure que tout le monde a les bonnes ressources car rien de pire à distance de ne pas avoir accès aux bonnes informations.

Pour aller plus loin, voici quelques articles complémentaires et des conseils pour manager une équipe à distance :

- 6 conseils pratiques pour manager une équipe à distance

- Comment manager une équipe à distance

- 10 règles d’or pour manager une équipe à distance

En conclusion, la gestion d'une équipe en remote présente des avantages et des défis uniques pour les managers.

Il est primordial de fixer des objectifs clairs et précis pour maintenir l'engagement et la motivation de l'équipe, ainsi que de mettre en place des outils et des stratégies pour assurer une communication efficace. L'organisation de l'espace de travail pour le travail à distance, ainsi que l'ergonomie et l'équipement appropriés, contribuent également à la productivité et au bien-être de l'équipe.

Enfin, il est essentiel de fournir un soutien constant à l'équipe pour maintenir une culture de collaboration et de soutien mutuel.

Notons que la gestion d'une équipe en remote nécessite une adaptation constante et une flexibilité pour s'adapter aux besoins changeants de l'équipe. Il est également important de maintenir une vision globale des objectifs de l'entreprise et de s'assurer que l'équipe en remote contribue efficacement à ces objectifs.

En somme, la gestion d'une équipe en remote demande une planification minutieuse et une communication efficace, mais peut offrir des avantages considérables pour les managers et les employés.